Η διαχείριση των εγγράφων - είναι ένας σημαντικός κρίκος στο γραφείο

Σύμφωνα με το έγγραφο για να κατανοήσουν τους κανόνες με τους οποίους υπέγραψε εκ των προτέρων λύσεις στο πλαίσιο της επιχείρησης ή του φορέα από τη στιγμή της άφιξής τους στην αρχειακή αποθήκευση. Η βάση αυτής της ιδέας είναι να παράγει το έγγραφο, εξέταση της μεταφοράς των εκτελεστικών οργάνων, εφαρμογή των ρυθμίσεων για την εφαρμογή, την πιστοποίηση, την εγγραφή, στέλνετε για αποθήκευση.

Αυτή η διαδικασία, η οποία λαμβάνει υπόψη την κίνηση ενός παράδειγμα εγγράφου με την ταχύτητα της κίνησης σε αυτές τις περιπτώσεις. διαχείρισης εγγράφων - μια διαδικασία που πρέπει να εξισορροπούνται με τις δραστηριότητες πληροφόρησης του διοικητικού μηχανισμού, την τεκμηρίωση της κάθε επιμέρους λύσεις, αποθήκευση νεοαφιχθέντες έγγραφα.

Ένας τεράστιος αριθμός των αδυναμιών στη διαχείριση των πολλών συσκευών που είναι συνδεδεμένες μόνο με την κακή οργάνωση του κινήματος των εγγράφων. Για παράδειγμα, η διαδικασία της ροής εργασίας λύσεις διαχείρισης θα πρέπει να περιλαμβάνει τρία υποχρεωτικά στοιχεία:

• ενημερωτική υποστήριξη σε φορείς λήψης αποφάσεων (αυτό περιλαμβάνει αξιόπιστες πληροφορίες που να επιβεβαιώνουν την ορθότητα της απόφασης)?
• τεκμηρίωση των λύσεων (διοικητικό έγγραφο)?
• τον έλεγχο της εφαρμογής (η οποία περιλαμβάνει την οργάνωση των προτεινόμενων έργων, μέθοδοι εκτέλεσης του έργου, την τήρηση των όρων και προϋποθέσεων).

Όπως μπορεί να δει κανείς από το παραπάνω παράδειγμα, το έγγραφο - μια συλλογή πληροφοριών, βάσει των οποίων θα εκδοθεί μια κατάσταση η απόφαση? παρασκευή διαλυμάτων, συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας, το συντονισμό, την προετοιμασία μέχρι την έγκριση. Όλα αυτά τα βήματα απαιτούν την κίνηση ενός εγγράφου, όχι μόνο μεταξύ των διαρθρωτικών υποδιαιρέσεις της επιχείρησης, αλλά και μεταξύ των ερμηνευτών, που κυμαίνονται από τεχνικούς, εμπειρογνώμονες, τελειώνοντας με τους ηγέτες. Το συμπέρασμα από αυτό το παράδειγμα είναι ότι όσο μεγαλύτερη είναι η ταχύτητα της κίνησης ενός εγγράφου, τόσο υψηλότερη είναι η ποιότητα της εκτέλεσής του σε κάθε στάδιο, τόσο καλύτερη είναι η εταιρεία που διαχειρίζεται τη διαδικασία στο σύνολό της.

Ο όρος ίδια εμφανίστηκε στη βιβλιογραφία κατά τα έτη 1920. Τότε θεωρήθηκε ότι το έγγραφο - είναι η οργάνωση της εργασίας, με στόχο την ορθολογική οργάνωση του κρατικού μηχανισμού στο σύνολό του, την κατανομή των αρμοδιοτήτων μεταξύ των διαφόρων ερμηνευτών και των υπηρεσιών. Το 1931, η πρώτη προσπάθεια για τη ρύθμιση της ενιαίας έγινε ινστιτούτο τεχνολογίας ελέγχου των αρχών της διαχείρισης αρχείων. Καθορίστηκαν κανόνες που πρέπει να γίνει η παραλαβή και παράδοση των εγγράφων, των κανόνων εφαρμογής, ο κανονισμός έχει υπογραφεί. Τα επόμενα στάδια της ανάπτυξης της οικονομίας αποκτήσει νομοθετική ρύθμιση τέτοιο πράγμα όπως διαχείριση αρχείων, όπου η έμφαση ήταν σε επιμέρους τεχνικών εργασιών. λογισμικό ροής εργασίας αυτές οι νομοθετικές πράξεις που δεν αναφέρθηκε, αν και στην πραγματικότητα έπεσε πάνω στην ώρα για την οργάνωση των εγγράφων κυκλοφορίας. Από το 1974, που υπεγράφη από τον κύριο έγγραφο που ρυθμίζει την όλη διαδικασία της γραφειοκρατίας, η οποία λειτουργεί μέχρι σήμερα.

Η νομοθεσία αυτή ονομάζεται «Ενιαίο κρατικό σύστημα του γραφείου» (EGSD), σημεία τα οποία είναι αφιερωμένη στην οργάνωση της κυκλοφορίας των εγγράφων, τεχνολογικές μεθόδους επεξεργασίας και εφαρμογής των κανόνων. Σε αυτή τη συλλογή, διατύπωσε τον βασικό κανόνα: «Έγγραφο - μια γρήγορη κίνηση του οργάνου για το πιο περιεκτικό τρόπο, περιλαμβάνει ελάχιστο χρόνο και εργασία» Μόνο με την άσκηση θέσπιση των κανόνων, μπορείτε να περιμένετε μια βελτίωση του βιοτικού επιπέδου των ανθρώπων, την ανάπτυξη του κράτους οικονομίας.

Για την επίτευξη αυτών των στόχων πρέπει έξυπνη, πειθαρχημένη, υπεύθυνη ηγέτες, για τους οποίους η εισαγωγή της ροής εργασίας με βάση EGSD, είναι θέμα τιμής και της συνείδησης.