ΝόμοςΚανονιστική συμμόρφωση

Αρχειακά έγγραφα οργάνωση της διαχείρισης: GOST, οδηγίες, έγγραφα, κανόνες. Κατευθυντήριες γραμμές για τη διαχείριση των αρχείων αρχειοθέτησης

Αρχειακή κανόνες διαχείρισης αρχείων περιέχει τις βασικές προϋποθέσεις για να εργαστείτε με έγγραφα και υλικά που δεν συμμετέχουν στις τρέχουσες δραστηριότητες της εταιρείας. Αυτές συνταγοποιούνται σύμφωνα με την παρούσα κανονιστικό πλαίσιο, ρυθμιστικές επεξεργασία το πεδίο εφαρμογής, επεξεργασία και αποθήκευση πληροφοριών. Βασικοί όροι που χρησιμοποιούνται στο πλαίσιο του καθιερωμένου σετ για Αρχειακή Διαχείρισης Αρχείων. Κατά την εκπόνηση αυτά υπόψη την πρόοδο όσον αφορά τη χρήση της τεχνολογίας και της προηγμένης τεχνολογίας των πληροφοριών. Εξετάστε το ενδεχόμενο περαιτέρω τη βάση του αρχειακού διαχείρισης αρχείων.

επίπτωση

Κατευθυντήριες γραμμές για την αρχειακή διαχείριση αρχείων ισχύουν για κυβερνητικές υπηρεσίες. Επίσης, απαιτείται για τις επιχειρήσεις που ασχολούνται με ορισμένες μορφές εργασίας. Συγκεκριμένα, οι κανονισμοί εφαρμόζονται στο τμήμα της περιγραφής, καταγραφή, διατήρηση και χρήση των εγγράφων του Αρχειακού κεφαλαίου της Ρωσικής Ομοσπονδίας, αναφέρεται στην κρατική ιδιοκτησία.

Υποδιαιρέσεις των επιχειρήσεων, σε συνεργασία με ταινία, φωνογραφική, βίντεο, φωτογραφίες, χάρτες, την επιστήμη και την τεχνολογία, πληροφορίες τηλεμετρίας, διέπεται από τις διατάξεις που αναφέρονται στο σχεδιασμό και την υποβολή εκθέσεων.

Το καθήκον και το δικαίωμα να σχηματίσουν οργανώσεις στο αρχείο για την προσωρινή αποθήκευση των εγγράφων του RF AF παρέχει τη βάση της τομεακής νομοθεσίας (από το 1993), η θέση (από το 1994 και το 1998.). Το κανονιστικό πλαίσιο αποτελούν τις νομικές πράξεις της περιφερειακής σημασίας. Θεωρείται οι κανόνες δεν ισχύουν για τα έγγραφα, το έργο που ρυθμίζεται από τον ομοσπονδιακό νόμο № 5.485 έως 1 και το Προεδρικό Διάταγμα № 1203 από 30.11.1995, η

ολοκλήρωση

Πρόκειται για μια συστηματική ανανέωση της βάσης τεκμηρίωσης των μονάδων της επιχείρησης. Η επιλογή περιλαμβάνει τον καθορισμό:

  1. Πηγές.
  2. Σύνθεση των υλικών που πρέπει να λαμβάνονται.

Στο πλαίσιο αυτής της δραστηριότητας πραγματοποιείται επίσης άμεση μεταφορά των εγγράφων στο αρχείο. Ως πηγές είναι οι εξής:

  1. μονάδες της επιχείρησης.
  2. Φυσικά πρόσωπα.
  3. Δευτερεύουσες δομή.

Η σύνθεση των υλικών

για αρχειακά έγγραφα οδηγιών διαχείρισης προβλέπει ότι η εξαγορά γίνεται προσωρινά (πάνω από 10 έτη) περιπτώσεις και μόνιμη αποθήκευση. Επίσης, συνοψίζει πληροφορίες σχετικά με το προσωπικό. Περιπτώσεις όπου η διάρκεια ζωής λιγότερο από 10 χρόνια, κατά κανόνα, τα αρχεία δεν μεταβιβάζονται. Αυτά περιλαμβάνονται στα σχετικά τμήματα της επιχείρησης. Στο τέλος της ζωής του αυτά τα πράγματα πρέπει να καταστραφούν. Οι λεπτομέρειες του ατομικού χαρακτήρα που διαβιβάζονται κατόπιν αιτήματος του ιδιοκτήτη. Στη συνέχεια, αποστέλλονται στα Κρατικά Αρχεία για μόνιμη περιεχόμενο. Η μεταφορά θα είναι επίσης τα υλικά πρόδρομα Επιχειρήσεις και εκκαθάριση υποδεέστερη δομές.

Αρχειακές διαχείριση αρχείων και ονοματολογία

Εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι που εκτελούν εργασίες με υλικά επιχειρησιακής πληροφορίας, κάνει μια συστηματική κατάλογο των περιπτώσεων. Κάλεσε την νομενκλατούρα. Κατά το σχηματισμό του υποδεικνύει τη διάρκεια ζωής των υλικών. για αρχειακά έγγραφα εγχειρίδιο διαχείρισης επιβάλλει την άδεια διαίρεσης να παρακολουθεί και να διευκολύνει την παροχή υπηρεσιών στην εκπόνηση της ονοματολογίας. Συστηματική λίστα χρησιμεύει ως βάση για τη διαμόρφωση των αποθεμάτων των πληροφοριών υλικών των μόνιμων και προσωρινών (μέχρι 10 ετών) αποθήκευσης. Ονοματολογία είναι επίσης ένα σημαντικό λογιστικό έγγραφο. Χρησιμοποιείται για την καταγραφή των περιπτώσεων προσωρινής αποθήκευσης, συμπεριλαμβανομένης μιας διάρκειας λιγότερο από 10 χρόνια. Η καθιερωμένη καθεστώς συστηματοποίηση ονοματολογία μπορεί να χρησιμοποιηθεί κατά την ανάπτυξη πράξεις αρχείων κάρτας εκτελούνται.

ταξινόμηση

Κρατώντας αρχειακά έγγραφα διαχείρισης πραγματοποιείται σε τρεις τύπους ονοματολογίας:

  1. Τυπικά.
  2. Υποδειγματική.
  3. Ατομική (για μια συγκεκριμένη εταιρεία).

Το πρώτο καθορίζει τη σύνθεση των υλικών που παράγονται σε παρόμοια ιδρύματα. Βασική ονοματολογία θεωρείται ως ένα κανονιστικό έγγραφο. Κατά προσέγγιση συστηματοποίηση καθορίζει την προσέγγιση σύνθεση του ενημερωτικού υλικού για τις επιχειρήσεις που καλύπτονται από τη δράση της, δείχνοντας το δείκτη. Έχει συμβουλευτικό χαρακτήρα. Αυτοί οι τύποι των συστηματοποίησης χρησιμοποιούνται στο σχηματισμό μιας μεμονωμένης σειράς και μεταφέρθηκαν σε αυτό χωρίς αλλαγές.

Χαρακτηριστικά προετοιμασία

Τα έγγραφα για αρχειοθέτηση διαχείρισης αρχείων των επιχειρήσεων συστηματοποιηθεί στο καθορισμένο έντυπο, σύμφωνα με την ονοματολογία των δομικών μονάδων. Η τελευταία θα πρέπει να συμφωνηθεί και να υπογραφεί από τους ηγέτες.

Η ονοματολογία της επιχείρησης γίνεται με τη γενική μορφή. Είναι μονογραφήθηκε από τον επικεφαλής του αρχείου ή τον υπεύθυνο, υπογράφεται από τον προϊστάμενο της παροχής υπηρεσιών ή από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο. Ονοματολογία πρέπει να εγκριθεί από την επιτροπή εμπειρογνωμόνων, και στη συνέχεια να εγκριθεί από το διευθυντή της εταιρείας. Μετά την εκτέλεση αυτών των διαδικασιών επικεφαλής των διαρθρωτικών τμήματα της επιχείρησης παρέχεται ένα απόσπασμα των σχετικών τμημάτων.

Η ονοματολογία για το επόμενο έτος διαμορφώνεται κατά το τελευταίο τρίμηνο της τρέχουσας περιόδου. Η εναρμόνιση διεξάγεται τουλάχιστον 1 φορά σε 5 χρόνια. Εάν αλλάξετε τη δομή και τις λειτουργίες της επιχείρησης, μια νέα ονοματολογία.

Η διαδικασία για την κατάρτιση Υποθέσεων

Σχηματισμός ονομάζεται ομαδοποίηση πράξεις εκτελούνται σύμφωνα με την ονοματολογία. Αρχειακή οργάνωση διαχείρισης αρχείων περιλαμβάνει τη συστηματοποίηση των πληροφοριών, σύμφωνα με το όνομα του φακέλου. Δεν επιτρέπεται η ομαδοποίηση των διπλών αντιγράφων και σχέδια. Οι εξαιρέσεις είναι τα οχήματα υψηλής αξίας. Δεν πρέπει να τοποθετούνται σε ένα φάκελο χαρτί που πρέπει να επιστραφεί.

Η διατήρηση αρχειακό τήρηση αρχείων γίνεται σε παροχή πληροφοριών υπηρεσίας υλικά χειρισμό κεντρικό και σε αποκεντρωμένο - δύο δομικές μονάδες, και το παραπάνω τμήμα. Η ομαδοποίηση γίνεται υπό την άμεση εποπτεία των προσώπων που είναι υπεύθυνα για την ασφάλεια των μέσων αποθήκευσης. Εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να συμμετέχουν οι εργαζόμενοι του Δημοσίου Αρχείου.

Βασικές απαιτήσεις

διαχείρισης αρχειακού υλικού γίνεται σύμφωνα με τις απαιτήσεις των κανονισμών. Κατά τη διαμόρφωση των φακέλων με φορείς πληροφοριών πρέπει να πληρούν τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

  1. Τα υλικά για την προσωρινή και μόνιμη αποθήκευση ομαδοποιούνται χωριστά.
  2. Ο φάκελος περιλαμβάνεται σε ένα αντίγραφο κάθε εγγράφου.
  3. Ο φάκελος θα πρέπει να υπάρχουν υλικά για ένα ημερολογιακό έτος. Του κανονισμού αυτού, όμως, υπάρχουν και εξαιρέσεις. Σε αυτά περιλαμβάνονται:
  • προσωπικά αρχεία, τα οποία σχηματίζονται καθ 'όλη τη διάρκεια της σχετικής εργαζομένων?
  • υλικά και δομές των εκλεγμένων μόνιμες επιτροπές μαζί τους, αναπληρωτής ομάδες, πειθαρχημένο κατά την περίοδο της σύγκλησης?
  • Χαρτί εκπαιδευτικά ιδρύματα, εκτελούνται και ομαδοποιούνται σε ένα σχολικό έτος?
  • θεατρικά υλικά, που χαρακτηρίζουν τις δραστηριότητες της σεζόν?
  • ιστορίες, και ούτω καθεξής.

Ο φάκελος πρέπει να είναι μικρότερη από 250 φύλλα σε πάχος όχι περισσότερο από 4 εκατοστά.

Ομαδοποίηση των διοικητικών πράξεων

Αρχειακή διαχείρισης αρχείων απαιτεί συστηματοποίηση των διαφόρων τύπων των φορέων πληροφοριών. Αυτά συμπεριλαμβανομένης χαρακτηριστικό και των διοικητικών πράξεων. Είναι ομαδοποιούνται ανάλογα με το είδος και την χρονολόγηση των εφαρμογών:

  1. Οι διατάξεις του καταστατικού που εγκρίθηκε από κανονιστικές πράξεις, ενεργεί ως παραρτήματα. Είναι ομαδοποιούνται. Αν οι διατάξεις, κανονισμούς, καταστατικά έχουν εγκριθεί ως χωριστές πράξεις, να συστηματοποιήσει σε μεμονωμένες περιπτώσεις.
  2. Οι παραγγελίες και οι αποφάσεις των ανώτερων δομών για την εφαρμογή τους ομαδοποιούνται ανά περιοχές της επιχείρησης.
  3. Οι παραγγελίες που αφορούν το προσωπικό, συστηματοποίησε ανάλογα με την περίοδο διατήρησης. Με ένα μεγάλο όγκο των υλικών πληροφοριών πρόσφορο πράξεις σε διαφορετικές πλευρές της εταιρείας, ομάδα ξεχωριστά.
  4. Οι παραγγελίες στους βασικούς τομείς δραστηριότητας συστηματοποίησε ξεχωριστά από τις πράξεις για το προσωπικό. Για παράδειγμα, η σειρά των αρχειακών διαχείρισης αρχείων που περιλαμβάνονται στον ίδιο φάκελο, και ο διορισμός του επικεφαλής του τμήματος που είναι αρμόδιο - σε ένα άλλο.
  5. Εγκεκριμένα όρια, εκθέσεις, εκτιμήσεις, αναλυτικοί πίνακες, σχέδια και ούτω καθεξής. ομαδοποιούνται ξεχωριστά από αυτά τα έργα.
  6. Θέση των εγγράφων σε προσωπικά αρχεία πραγματοποιείται με τη σειρά που λαμβάνονται.
  7. Προσώπου τους λογαριασμούς των μισθών του προσωπικού συστηματοποιηθεί σε ξεχωριστούς φακέλους. Είναι κατ 'αλφαβητική σειρά.
  8. Παράπονα, προτάσεις, καταγγελίες των πολιτών σχετικά με τις δραστηριότητες της εταιρείας, τα αρχεία της εξέτασης και η εφαρμογή τους ομαδοποιούνται χωριστά από τις καταγγελίες των ιδιωτών για προσωπικά ζητήματα.
  9. Συστηματική της αλληλογραφίας διεξάγεται συνήθως σε ένα ημερολόγιο περίοδο με χρονολογική σειρά. Στην περίπτωση αυτή, οι απαντήσεις που τοποθετούνται μετά τις ερωτήσεις. Σε περίπτωση ανανέωσης της αλληλογραφίας σε ένα συγκεκριμένο θέμα, το οποίο ξεκίνησε το προηγούμενο έτος, τα έγγραφα που περιλαμβάνονται στον φάκελο της τρέχουσας περιόδου. Σε αυτή την περίπτωση δείχνει το δείκτη του προηγούμενου έτους.

Κάνοντας φορείς πληροφορίες δεκτές για φύλαξη

Αρχειακή διαχείριση αρχείων παρέχει μια σειρά από απαιτήσεις για τις δομικές μονάδες, που εργάζονται με έντυπα έγγραφα. Κάνοντας φορείς μπορεί να είναι μερική ή πλήρης. Εξαρτάται από το χρόνο αποθήκευσης. Πλήρης καταγραφή πραγματοποιείται σε σχέση με την προσωρινή εγγράφων (άνω των 10 ετών), μια μόνιμη περιεχόμενο, καθώς και οι πράξεις για το προσωπικό. Περιλαμβάνει:

  1. Hardcover φάκελο / συνδετικό.
  2. Η αρίθμηση των φύλλων.
  3. Κατάρτιση του σελίδα-μάρτυρα.
  4. Σχηματισμός των εσωτερικών αποθεμάτων, εάν είναι απαραίτητο.
  5. Κάνοντας προσαρμογές στις λεπτομέρειες του φύλλου κάλυψης. Μπορούν να αγγίξει το όνομα της επιχείρησης, τον αριθμό μητρώου των φακέλων, τις ακραίες ημερομηνίες, και ούτω καθεξής.

Υλικά για προσωρινή αποθήκευση, συμπεριλαμβανομένης της διάρκειας της λιγότερο από 10 χρόνια, που εν μέρει. Έτσι, δεν επιτρέπεται να πραγματοποιήσει την συστηματοποίηση των τίτλων στο φάκελο, όχι αριθμημένες λίστες, δεν είναι σήμα αξιοπιστίας.

αποχρώσεις

Αρχειακή διαχείριση αρχείων - μια δραστηριότητα στην οποία οι ειδικοί δεν παρέχουν μόνο φορείς πληροφορίες για την ασφάλεια, αλλά και την ευκαιρία να συνεργαστεί μαζί τους σε περίπτωση ανάγκης. Για το σκοπό αυτό, οι πράξεις που συνιστούν το φάκελο, που κατατέθηκε από τέσσερις παρακέντηση σε ένα κάλυμμα από χαρτόνι. Έχουν επίσης τη δυνατότητα να δεσμεύσει εξετάζει τη δυνατότητα ανάγνωσης κειμένων, τα ψηφίσματα, τις ημερομηνίες των θεωρήσεων σε όλες τις εφημερίδες.

Κατά την προετοιμασία για την ομαδοποίηση όλων των μεταλλικών συνδετήρων απομακρύνονται. Τα υλικά που προορίζονται για μόνιμη αποθήκευση και αποτελείται από ιδιαίτερα πολύτιμες ή μη μορφοποιημένο πράξεων που περιέχονται σε φακέλους περιφραγμένη τριών βαλβίδων με χορδές ή σε ειδικά κουτιά.

Όταν υπάρχουν στο αζήτητα τα έγγραφα του προσωπικού χαρακτήρα (βιβλία εργασίας, κάρτες, στρατιωτικές κάρτες, κλπ). Έχουν τεθεί σε ξεχωριστό φάκελο και να κατατεθεί με το υπόλοιπο των υλικών. Στο τέλος του φακέλου πρέπει να είναι παρόν ένα κενό φύλλο-μάρτυρα. Στην αρχή του φακέλου ράμματα φόρμα για εσωτερική απογραφή. Για να εξασφαλιστεί η ασφάλεια και η σειρά της ρύθμισης του κάθε φύλλου χαρτιού αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς. Ο κανόνας αυτός δεν ισχύει για την σελίδα, και τις μορφές των μαρτύρων για την απογραφή. Αριθμός τίθεται σε μολύβι στην πάνω δεξιά γωνία.

Φύλλο-μάρτυρας

Είναι κατασκευασμένο σύμφωνα με τη σειρά. Περιέχει τις λέξεις και αριθμούς:

  1. Αριθμός φύλλων με αρίθμηση.
  2. Ο αριθμός των σελίδων των εσωτερικών αποθεμάτων.

Το φύλλο-Μάρτυρας ορίζει επίσης την αριθμοδότηση ειδικότητα. Ειδικότερα, για να διαπιστωθεί αν υπάρχει γράμματα δείκτες, που λείπει κωδικούς, αριθμούς σελίδων με κολλημένες φωτογραφίες, μεγάλες σελίδες μορφή, και ούτω καθεξής. Επιπλέον, στο φύλλο υποδεικνύουν την παρουσία των φυλλαδίων εκτύπωση στον φάκελο, εφόσον δεν έχουν επισημανθεί στην κύρια αρίθμηση. Φύλλο-μάρτυρας vised compiler. Μεταγενέστερες μεταβολές στην κατάσταση και τη σύνθεση των φακέλων πρέπει να φέρουν σήμανση του με αναφορά στις σχετικές πράξεις. Δεν επιτρέπεται να κάνει φύλλο-μάρτυρας στη σελίδα τίτλου του ένα φάκελο ή ένα καθαρό κύκλο εργασιών της τελευταίας σελίδας του εγγράφου σε αυτό.

εσωτερικών αποθεμάτων

Είναι σχηματίζεται για υλικό χρόνου αποθήκευσης και λογιστικές πληροφορίες (πάνω από 10 ετών) και συνεχή περιεχομένου. Εσωτερική απογραφή όπως καταρτίζονται για επιχειρήσεις που δημιουργούνται από τις ποικιλίες των εγγράφων, οι τίτλοι των οποίων το περιεχόμενο δεν αποκαλύπτεται. Το έντυπο θα πρέπει να παρουσιάσει στοιχεία για τον αριθμό σειράς των επιθέσεων σε ευρετήρια φάκελο, τίτλους, ημερομηνίες και αριθμούς σελίδας.

Για εσωτερική απογραφή που συνδέονται πρακτικά. Ανέφερε αριθμητικώς και ολογράφως τον αριθμό των εγγράφων που περιλαμβάνονται σε αυτό, καθώς και τον αριθμό των φύλλων που σχηματίζουν αυτό. Υποστηρίζει εσωτερικά compiler απογραφής. Αν ένας φάκελος δεσμεύεται ή συρράπτονται χωρίς μορφή, το συγκεντρωτικό κατάλογο που επισυνάπτεται στο εσωτερικό του μπροστινού καλύμματος.

Αλλαγές στη σύνθεση των υλικών θα πρέπει να αντικατοπτρίζεται στο φάκελο «Σημειώσεις». Συγκεκριμένα αναφέρεται στην αφαίρεση, την αντικατάσταση των αντίτυπα, συμπεριλαμβανομένων των συμπληρωματικών εγγράφων σε ένα φάκελο. Την ίδια στιγμή έβαλε κάτω μνεία των σχετικών πράξεων. Εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να σχηματιστεί από τη νέα είσοδο στο φύλλο συνοψίζει εσωτερική αποθεμάτων, καθώς και την επιγραφή μάρτυρες φάκελο.

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 el.unansea.com. Theme powered by WordPress.