Καθήκοντα του διευθυντή του γραφείου

Συχνά, ιδιαίτερα σε μικρές οργανώσεις, το διευθυντή του γραφείου είναι συνήθως ονομάζεται Γραμματέα. Ακούγεται πολύ πιο σταθερή θέση, αλλά το γεγονός ότι οι αρμοδιότητες του διευθυντή του γραφείου διαφέρουν από γραμματείας (αν και σίγουρα έχουν πολλά κοινά), σπάνια ανησυχούν σε αυτή την περίπτωση ο καθένας.

Ποια είναι η ευθύνη του υπαλλήλου; Πρώτα απ 'όλα η ευθύνη του διευθυντή του γραφείου είναι να συνεργαστεί με τα έγγραφα. Ο εργαζόμενος λαμβάνει Ελήφθη αλληλογραφία, καταχωρεί αυτό, στέλνει ο παραλήπτης στέλνει στο αρχείο, εάν είναι απαραίτητο. Δέχεται επίσης αιτήσεις από άλλους υπαλλήλους, θα τους μεταφέρει στην υπογραφή του Γενικού Διευθυντή, τους διαβεβαιώνει τη σφραγίδα, και στη συνέχεια δίνει πίσω. Τα καθήκοντα του διευθυντή του γραφείου είναι να συνεργαστεί με εσωτερικά έγγραφα: την εκτύπωση των παραγγελιών και την εκκαθάρισή τους, την αποθήκευση, την αποστολή των αρχείων και λογιστικής, σε συνεργασία με εξερχόμενης αλληλογραφίας. Εάν είναι απαραίτητο, θα πρέπει να είναι σε θέση να συνεργαστεί με οποιοδήποτε εξοπλισμό γραφείου: φαξ, σαρωτή, φωτοτυπικό μηχάνημα, καθώς και για την πρόσληψη και την εκτύπωση εγγράφων. Προετοιμάστε το δωμάτιο για παρουσιάσεις, διατηρώντας τα πρακτικά των συνεδριάσεων, συναντήσεων και την υποδοχή των επισκεπτών και πελατών, στο πλαίσιο των καθηκόντων του διευθυντή του γραφείου.

Συχνά, ο εργαζόμενος πρέπει να ασχοληθεί με τα παραδοσιακά γραμματείας: διανομή κάλεσε τους εταίρους ή διαχειριστές σε ξενοδοχεία, ενοικιαζόμενα δωμάτια κρατήσεις, αεροπορικά εισιτήρια και εισιτήρια τρένων. Ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες της εταιρείας και το ίδιο το γραφείο, ο διαχειριστής μπορεί να είναι ένας εκπρόσωπος της εταιρείας σας σε επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις, και να εκτελέσει τα καθήκοντα του διευθυντή προσωπικού: η αναζήτηση νέων εργαζομένων, δημιουργία κινήτρων και εκπαιδευτικά προγράμματα, το έργο του σχεδιασμού. Μερικές φορές εστιάζει στην εισαγωγή των τεχνολογιών της πληροφορίας, της ανάπτυξης νέων προγραμμάτων.

Καθήκοντα του διευθυντή του γραφείου αναλαμβάνει τη γνώση:

1. Οι νόμοι και οι κανονισμοί που διέπουν τις νομικές, τις πληροφορίες, τις επιχειρήσεις εταιρείες.
2. Βασικές αρχές της διαχείρισης, του μάρκετινγκ, της επιχειρηματικότητας και των επιχειρήσεων.
3. Τα θεμέλια της κοινωνιολογίας, ψυχολογίας, την ηθική της επικοινωνίας των επιχειρήσεων, δεν έχουν εργαστεί με το προσωπικό και το κοινό.
4. Διαδικασία για την εκπόνηση επιχειρηματικών προτάσεων, εκθέσεις, σχέδια, συμβάσεις και συμφωνίες.
5. Οι ακρογωνιαίοι λίθοι της διαχείρισης, τα βασικά στοιχεία της εργονομίας και της επαγγελματικής υγείας.

Εκτός από αυτά τα καθήκοντα, οι αρμοδιότητες του διευθυντή του γραφείου περιλαμβάνει την καταγραφή των γραφείων και του λογισμικού που απαιτείται για να τρέξει αναλώσιμα (είδη γραφείου, χαρτί και άλλα αξεσουάρ), τα οποία είναι απαραίτητα για την εργασία των εργαζομένων. Επίσης, είναι υποχρεωμένος να τηρεί αρχεία των υλικών αυτών να εξασφαλίσουν την έκδοσή τους, να καθορίσουν τον τρόπο απόκτησης, την οργάνωση και την παρακολούθηση των πληρωμών για τις προμήθειες. Τα καθήκοντα του διευθυντή του γραφείου είναι να παρακολουθεί την κατάσταση του εξοπλισμού γραφείου, το οποίο περιλαμβάνει: επιχειρησιακή πρόκληση να κυριαρχήσει για τις επισκευές, την έγκαιρη αντικατάσταση των αναλώσιμων (όπως κασέτες), όταν είναι αδύνατη η επισκευή - αντικατάσταση του εξοπλισμού γραφείου.

Ανάλογα με τους κανόνες που θεσπίζονται στην εταιρεία, και το διευθυντή του γραφείου του μεγέθους του ή παίρνει κλήσεις και φαξ, τα διαβιβάζει στο κατάλληλο άτομο, αποστολή φαξ και τηλεφωνούσαν για πελάτες και συνεργάτες, ή να επιβλέπει το έργο της γραμματείς, συμπεριλαμβανομένης της παρακολούθησης της κουλτούρας της ομιλίας τους. Επίσης, στα καθήκοντα του διευθυντή του γραφείου είναι ο έλεγχος της υγιεινής κατάστασης του γραφείου, την οργάνωση προγραμματισμένη συντήρηση, καλέστε το τεχνικό προσωπικό για την αντιμετώπιση προβλημάτων (για παράδειγμα, η αντικατάσταση των λαμπτήρων ή διακόπτες νεροχύτη).

Σε γενικές γραμμές, ο κατάλογος αυτός μπορεί να διαστέλλεται ή να συστέλλεται ανάλογα με τον τόπο εργασίας. Συνεπώς, είναι απαραίτητο ακόμα και κατά το στάδιο της συνέντευξης να ρωτήσω ποιο είναι το διευθυντή του γραφείου (καθήκοντα του υπαλλήλου της εταιρείας).