Η σύμβαση αποθεματοποίησης στην οργάνωση: το ρυθμιστικό πλαίσιο, το χρονοδιάγραμμα

Η σύμβαση αποθεματοποίησης που συνδέονται με ορισμένα προβλήματα. Ειδικότερα, σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι πολύ δύσκολο να προσδιοριστεί με τον τύπο που δόθηκε στη συγκεκριμένη πράξη, πώς να το αποθηκεύσετε, κάτω από ποιες συνθήκες, πώς να καταστρέψουν και ούτω καθεξής. Όλοι αυτοί οι παράγοντες που διέπονται από το δίκαιο, αλλά και λόγω του γεγονότος ότι μία και η ίδια σύμβαση σε διαφορετικές καταστάσεις μπορεί να απαιτούν διαφορετικές περιόδους αποθήκευσης, συχνά έχουν όλα τα είδη των προβλημάτων, ασάφειες, και ούτω καθεξής. Καταλάβετε όλα αυτά είναι απαραίτητο, αν και μπορεί να είναι δύσκολη. Θα πρέπει να γίνει κατανοητό ότι σε περίπτωση μη νομοθετικών απαιτήσεων σε τομείς όπως οι συμβάσεις αποθήκευσης στο αρχείο, διαχείριση αρχείων μπορεί να μην είναι μόνο αναποτελεσματική, αλλά και επικίνδυνη από την άποψη της πιθανής τιμωρίας ή ποινής.

Γιατί να κρατήσει;

Η σύμβαση ανά πάσα στιγμή να είναι διαθέσιμα όχι μόνο κατά τη στιγμή της δράσης τους, αλλά και μετά. Μπορεί να χρειαστεί κάποια πληροφορία, η οποία αντανακλάται στα έγγραφα αυτά, κάποια στοιχεία που θα της ζήτησης, και ούτω καθεξής. Πολλές διαφορές, οι οποίες αποτελούνται συνήθως από το γεγονός ότι η μία ή η άλλη πλευρά της κακής πίστης κατάλληλα για να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του, να αντιμετωπίζεται με τη χρήση της συνθήκης, όπως από το δικαστήριο και επίσημα στο δικαστήριο. Θα πρέπει επίσης να εξετάσει τη δυνατότητα διενέργειας ελέγχων για ορισμένες χρονικές περιόδους, που θα τεθεί σε εφαρμογή από εποπτικών οργάνων κρατικών. Μπορούν επίσης να ζητήσουν την τεκμηρίωση για μια συγκεκριμένη περίοδο, και αν οι συμβάσεις αποθεματοποίησης στην οργάνωση, ο όρος της καταστροφής τους, και άλλες παρόμοιες λειτουργίες εκτελούνται σωστά, μπορεί να υπόκειται σε πολύ αυστηρά πρόστιμα. Φυσικά, το πρώτο πράγμα που θα ήταν να κατηγορήσει την ηγεσία, αλλά μετά η κατάσταση έχει σταθεροποιηθεί, ο επικεφαλής θυμηθείτε οπωσδήποτε ποιος φταίει, είχε προβλήματα από το πουθενά. Αυτό είναι το συμβόλαιο και οποιαδήποτε άλλα έγγραφα τηρούνται αυστηρά καθορισμένου χρονικού διαστήματος. Πολλές εταιρείες προτιμούν γενικά να επεκτείνει τακτικά το αρχείο, και τίποτα να καταστρέψει προκειμένου να αποφευχθούν πιθανές πρόβλημα, παρά να κάνει ένα λάθος και, στη συνέχεια, τσουγκράνα τις συνέπειες.

νομοθεσία

Η σύμβαση αποθεματοποίησης στην οργάνωση νόμου περιγράφει ξεκάθαρα, αν δεν λάβει υπόψη το γεγονός ότι δεν είναι πάντα δυνατό να εκτιμηθεί σωστά αυτή ή το έγγραφο αυτό. Σε γενικές γραμμές, οι συμβάσεις απευθείας σε έναν ξεχωριστό νόμο δεν είναι, αυτά καθορίζονται στο γενικό κατάλογο των τύπων των αρχειακών τεκμηρίων (ή τη διαχείριση των αρχειακών τεκμηρίων), τα οποία σχηματίζονται κατά τη διαδικασία της λειτουργίας των οργανισμών, κρατικών υπηρεσιών, της τοπικής αυτοδιοίκησης και ούτω καθεξής. Και οι δύο επιλογές παραθέτει τόσο με τη διοίκηση και με τα συνήθη έγγραφα, που εγκρίθηκε από το Υπουργείο Πολιτισμού και Μέσων Μαζικής Επικοινωνίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Το είδος που αφορά στα διοικητικά έγγραφα, έχει τον αριθμό 558 από 25.08.2010 του έτους, και ο δεύτερος τύπος - № 1182 από 31.07.2007 έτος. Μελέτη αυτά τα έγγραφα είναι ιδιαίτερα συνιστάται, αλλά το καλύτερο είναι να απομονώσει τη διαδικασία της μάθησης για τους ίδιους ακριβώς αυτά τα έγγραφα, τα οποία χρησιμοποιούνται σε ένα συγκεκριμένο όργανο και αφορούν σε μια συγκεκριμένη περιοχή ευθύνης. Οι κατάλογοι των πάρα πολλές πληροφορίες για να θυμάμαι όλα, αλλά αν καθοριστεί ποια τεκμηρίωση σε ό, τι αφορά και το πόσο είναι αποθηκευμένα, πιθανώς, οι συμβάσεις αποθήκευσης θα είναι πολύ πιο απλή και πιο εύκολη. Σε πολλές περιπτώσεις, όλα χρησιμοποιημένο χαρτί που καλύπτονται από 3-4 σημεία, για να μελετήσει με λεπτομέρεια που δεν είναι τόσο δύσκολο.

διαφορετικούς τύπους

Χρησιμοποιεί δύο κύρια συστήματα συμφωνίες διαχωρισμού για τη διατήρησή τους. Έτσι, το λιγότερο κοινό σύστημα είναι να συνδεθεί με τη διάρκεια ζωής. Διαθέστε μια βραχυπρόθεσμη, μακροπρόθεσμη και μόνιμη αποθήκευση. Η πρώτη επιλογή αφορά μια σύμβαση για χρονικό διάστημα έως 10 ετών. Η δεύτερη - πάνω από 10 χρόνια. Μόνιμη είναι πιο συχνά χρησιμοποιείται μόνο όταν καταστρέψει το έγγραφο δεν μπορεί να είναι σε όλα. Αυτό το σύστημα δεν είναι πολύ βολικό. Η σύμβαση αποθεματοποίησης στο αρχείο, οι οποίοι όροι ορίζονται με τον τρόπο αυτό, συχνά οδηγεί σε σύγχυση και τα λάθη από ό, τι στην πραγματικότητα βοηθά να θέσει τη διαδικασία τήρησης αρχείων. Επειδή ένα κοινό σύστημα είναι να συνδεθεί με το είδος της σύμβασης. Οι περισσότερες επιχειρήσεις έρχονται σε τρεις κύριες ποικιλίες: προφίλ, των νοικοκυριών και της εργασίας. Το πρώτο και το δεύτερο ως επί το πλείστον είναι παρόμοια, και συνήθως μόνο διατηρούνται για πέντε χρόνια. Είναι κατανοητό ότι, σύμφωνα με το προφίλ αναφέρεται σε όλες τις συμβάσεις και όλα τα έγγραφα που σχετίζονται άμεσα με τους κύριους τομείς δραστηριότητας του οργανισμού. Τρίτον, το είδος των συμβάσεων εργασίας, σε πολλές περιπτώσεις, αποθηκεύεται επίσης μόλις 5 ετών, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, η περίοδος αυτή μπορεί να αυξηθεί σημαντικά. Για παράδειγμα, εάν δεν υπάρχει λογαριασμός, τότε μια τέτοια σύμβαση θα πρέπει να αποθηκεύονται για όσο 75 ετών, η οποία δεν είναι πολύ βολικό. Στην πραγματικότητα, αν δεν ιδιαίτερα πάνε στο πρόβλημα, μπορεί να είναι αυθαίρετα περιορίσουν το χρόνο ζωής 5 ετών και να ξεχάσουμε το πρόβλημα. Αλλά σε μια τέτοια κατάσταση ενδέχεται να χάσετε μερικοί από τους παράγοντες που μπορούν να αυξήσουν την περίοδο κατά την οποία οι συμβάσεις αποθήκευσης παρόμοια μορφή θα πρέπει να είναι υποχρεωτική, και αυτό είναι όταν μπορείτε να είστε σίγουροι πρόστιμο ή άλλα προβλήματα, που προσπαθεί να αποφύγει κάθε λογικός άνθρωπος.

Μεταφορά στο αρχείο

Διαδικασία για την μεταβίβαση των συμβάσεων καταθέσεων στο αρχείο, οι όροι της οποίας έχουν ήδη λήξει, μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με την εταιρεία. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εργαζόμενοι απλώς δεσμεύουν το έγγραφο μεταξύ τους και τοποθετούνται σε μια σκοτεινή γωνιά, το οποίο θεωρείται ένα αρχείο. Αλλά από την άλλη εταιρεία η όλη διαδικασία μπορεί να περιγραφεί με σαφήνεια στο πρότυπο τεκμηρίωση, θα παρουσιάσει το άτομο που είναι υπεύθυνο για το αρχείο, ή ακόμα και ένα ειδικό κανόνες ονοματολογίας για την κατάθεση, συνδεθείτε και ούτω καθεξής. Και οι δύο επιλογές μπορεί να είναι άνετα, ανάλογα με πολλούς παράγοντες. Για παράδειγμα, η πρώτη επιλογή είναι κατάλληλη μικρή εταιρεία με ένα μικρό κύκλο εργασιών. Θα υπάρξουν όχι τόσο πολλά έγγραφα, ώστε να μπορείτε πάντα να βρείτε εύκολα όλα στην ίδια σκοτεινή γωνία. Αλλά το δεύτερο, δήλωσε ότι η κατάσταση είναι σοβαρή κατάλληλο για επιχειρήσεις, οι οποίες αντιπροσωπεύουν ένα μεγάλο αριθμό εργαζομένων, και απλά πρέπει με κάποιο τρόπο δεν πνίγονται στο έγγραφο. Ο γενικός κανόνας, η οποία είναι διαφορετική συμβάσεις αποθεματοποίησης στην οργάνωση οποιασδήποτε μορφής ιδιοκτησίας, είναι η ώρα της μετάδοσης στο αρχείο. Κατά κανόνα, το προσωπικό που απαιτείται για την αποστολή εγγράφων μέχρι ένα ορισμένο χρονικό διάστημα, ανεξάρτητα από το πότε πραγματικά έτρεξε έξω από τα βήματα του χρόνου. Και συνήθως, όπως και αρχειοθέτηση εμφανίζεται στην αρχή του έτους. Δηλαδή, ακόμη και αν η σύμβαση έληξε τον Φεβρουάριο, θα πρέπει ακόμα να περιμένουμε μέχρι το επόμενο έτος να θέσει σε αποθήκευση.

καταστροφή

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, μόνο και μόνο επειδή δεν μπορείτε να καταστρέψουν τη συμφωνία. Πρώτα θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι πραγματικά ήταν η κατάλληλη στιγμή. Μόνο τότε μπορούμε να καταστρέψει αυτό το έγγραφο. Αλλά αυτές οι ενέργειες μπορούν συχνά να είναι επικίνδυνες συνέπειές της, η οποία είναι ο λόγος που η πλειοψηφία των εργαζομένων προτιμούν να τους κάνει αποκλειστικά με την ηγεσία των κυρώσεων. Μοιάζει με αυτό: υπάλληλος συλλέξει δείγμα από όλα τα έγγραφα τα οποία είναι ήδη έξω περιόδου ή πλησιάζει στο τέλος της. Η σύμβαση αποθεματοποίησης στο εργοστάσιο, είναι επιθυμητό να κατασκευαστεί έτσι ώστε αυτή η διαδικασία δειγματοληψίας δεν πήρε πολύ καιρό. Στη συνέχεια, με βάση το λαμβανόμενο λίστα, γίνονται εκθέσεις διαχείρισης, το έγγραφο υπογράφεται, κατατίθενται, και μόνο τότε, όταν όλο αυτό γίνεται, αρχίζει η διαδικασία της καταστροφής των συμβάσεων με απευθείας ανάθεση και άλλων παρόμοιων τίτλων. Η σύμβαση αποθεματοποίησης στο αρχείο σε τακτική βάση - δεν είναι η καλύτερη λύση, ειδικά δεδομένου ότι ορισμένες εταιρείες διαχειρίζονται ακόμα και να το κάνει λίγο, δίνοντάς τους την ανακύκλωση και ούτω καθεξής.

καταγραφή ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ και το σύστημα αποθήκευσης

Για να κατανοήσουμε καλύτερα όλα τα χαρακτηριστικά και τα κύρια σημεία της δραστηριότητας μπορεί να οδηγήσει σε ένα σχετικά απλό παράδειγμα της ροής εργασιών την τεκμηρίωση οργάνωσης. Έτσι, υπάρχει ένα μέλος του προσωπικού, συνήθως κάποιος από το προσωπικό της λογιστικής, η οποία είναι υπεύθυνη για την αποθήκευση των συμβάσεων με τους επιχειρηματίες, ή οποιαδήποτε άλλη παρόμοια τίτλων. Έχει ένα ξεχωριστό φάκελο όπου κατοικούν μέχρι την πράξη. Από τη στιγμή που μια σύμβαση είναι κλειστό, μετατοπίζεται σε ένα διαφορετικό φάκελο. Θα είναι βολικό να έχουν ένα ειδικό μητρώο σε ηλεκτρονική μορφή, όπου τα εν λόγω έγγραφα αναφέρονται κατά σειρά, αναφέροντας το χρονικό διάστημα αποθήκευσης. Αλλά πρώτα, θα πρέπει να οριστεί η περίοδος αυτή. Είναι καλύτερο να τρέξει ένα φάκελο για όλα τα τμήματα, τα οποία με τον ένα ή τον άλλο τρόπο σχετίζονται με τη σύμβαση, προκειμένου να κατανοήσουν καλύτερα την ουσία τους. Με την εμπειρία η ανάγκη για μια τέτοια ενέργεια θα εξαφανιστεί. Στη συνέχεια, όταν ακριβώς σαφές τι αντιπροσωπεύει κάθε ένα από τα έγγραφα που σταμπωτά διάρκειας αποθήκευση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα είναι βολικό για να καθορίσετε τη σύμβαση και την ημερομηνία λήξης της προθεσμίας, priplyusovyvaya 5 χρόνια της (ή περισσότερες) για να εντοπίσει ακριβώς όταν το χαρτί μπορεί να καταστραφεί. Στην πραγματικότητα, ακόμα και στις αρχές της οργάνωσης της διαδικασίας θέμα δεν ήταν εξαιρετικά δύσκολο, αλλά μετά από παρατεταμένη χρήση θα εξακολουθεί να είναι όλο και πιο απλοποιημένη. Όταν οι συμβάσεις αποθεματοποίησης στον οργανισμό, η οποία είναι η καταστροφή της ζωής έχει ήδη εγκριθεί, θα πρέπει να τυποποιηθεί, η όλη διαδικασία θα πάει μέσα σε λίγα λεπτά. Και τότε ήρθε το χρόνο, όταν μπορεί να καταστρέψει ορισμένα έγγραφα. Έχουν αφαιρεθεί από το φάκελο, κάντε διπλό έλεγχο για τυχόν λάθη και, μαζί με τον κατάλογο των εν λόγω εγγράφων, που υποβάλλονται στον επόπτη. Αυτός, με τη σειρά του, θα πρέπει και πάλι να ελέγξετε αν όλα όπως ορίζεται στον πίνακα, δεδομένου ότι θα παραμείνει επικεφαλής της ένοχοι σε περίπτωση προβλημάτων. Αν όλα είναι σωστά, ο επικεφαλής υπέγραψε την άδεια να καταστρέψει και αυτό είναι όπου ο καθένας έρχεται ως δική τους νοημοσύνη. Κάποιος μόνο δάκρυα και ρίχνει. Άλλοι χρησιμοποιούν τον καταστροφέα εγγράφων. Άλλοι κάθονται στον κάδο απορριμμάτων, καίνε και ούτω καθεξής.

Όταν η περίοδος διατήρησης ξεκινά

Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό θέμα, διότι εγείρει πολλά λάθη με αυτό. Η σύμβαση αποθεματοποίησης στην επιχείρηση της Λευκορωσίας ή της Ρωσικής Ομοσπονδίας στην περίπτωση αυτή, ακριβώς το ίδιο, και ξεκινά από τη στιγμή που αρχίζει η νέα χρονιά, κατά την οποία το συγκεκριμένο έγγραφο δεν ισχύει πλέον. Για παράδειγμα, υπάρχει μια σύμβαση, η οποία έληξε στις 15 Ιουλίου 2010. Είναι απαραίτητο να διατηρηθεί για 5 χρόνια, αλλά δεν μπορεί να καταστρέψει το 15 του Ιουλίου 2015 και στις αρχές του 2016. Δηλαδή, η έκθεση πήγε για την 01.01.2011, και όχι από τον έβδομο μήνα του προηγούμενου έτους. Συνήθως, προκειμένου να ελαχιστοποιηθεί οποιαδήποτε πιθανότητα λάθους, προστίθενται σε διάστημα ενός χρόνου ορίστηκε προηγουμένως. Και μόνο αφού έχει περάσει, η διαδικασία καταστροφής αρχίζει.

Χαρακτηριστικά αποθήκευσης

Σε γενικές γραμμές, υπάρχουν συγκεκριμένες προτάσεις για το πώς θα πρέπει να εξετάσουμε και να λειτουργήσει το αρχείο. Στην ιδανική περίπτωση, η αποθήκευση των συμβολαίων αστικής ευθύνης, οι πληρωμές προς τους αναδόχους, συμβάσεις εργασίας και παρόμοια τέτοια έγγραφα θα πρέπει να είναι σε καλά αεριζόμενο και στεγνό χώρο. Επιπλέον, αυτά τα έγγραφα διατίθενται στα ράφια (ανοικτή ή κλειστή). Αν ανήκουν στις αυστηρές φόρμες αναφοράς ή τα έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «εμπορικά μυστικά», θα πρέπει να είναι παρούσα ειδική χρηματοκιβώτια. Κατ 'αρχήν, κανείς δεν ελέγχει αυτό το σημείο, γιατί αυτή είναι η σύσταση να παρατηρήσει ότι η πιο κερδοφόρα επιχείρηση. Η κατώτατη γραμμή είναι πολύ απλή: αν δεν τιμωρεί για το ίδιο το σύστημα αποθήκευσης, είναι για την έλλειψη των τίτλων, οι οποίες απαιτούνται για να τιμωρηθούν συχνά. Και αν υπάρχει μια πλημμύρα, ή έγγραφα θα καταστραφεί με οποιοδήποτε άλλο παρόμοιο τρόπο, η ευθύνη για αυτό είναι μόνο μια συγκεκριμένη εταιρεία.

Ευθύνη και ερμηνευτές

Πρωτοβάθμια και πρωταρχική ευθύνη όλων αυτών που συνάπτει συμβάσεις αποθεματοποίησης είναι η επικεφαλής της οργάνωσης. Ήταν αυτός που με την παρουσία του τα προβλήματα θα είναι υπεύθυνη για το κράτος και να υποφέρουν από όλα τα πιθανά προβλήματα. Επιπλέον, μετά από μετά από αυτόν, είναι συνήθως ο κύριος λογιστής, δικηγόρος και ο υπάλληλος ο οποίος είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση των εγγράφων. Αλλά συνήθως, όλα τα πρόσωπα, τιμωρείται ήδη κατευθυνθείτε προς την έκταση του σφάλματος που διέπραξε τους. Στην πραγματικότητα, οι περισσότερες από τις σχετικά μικρές οργανώσεις για το σύστημα παρακολούθησης των συμβάσεων ανήκει στην λογιστήριο. Και σε αυτή την επικεφαλής τμήματος λογιστή ή να διορίζουν τα δικά τους, είτε ως γενική ψηφοφορία, ο συγκεκριμένος υπεύθυνος. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το άτομο λαμβάνει μια μικρή αύξηση των μισθών, η οποία θα πρέπει να καλύψουν το επιπλέον όγκο εργασίας, αλλά τις περισσότερες φορές, το τελευταίο σημείο απλά αγνοούν, τονίζοντας την έλλειψη κεφαλαίων ή άλλων παρόμοιων παραγόντων. Σε πιο σπάνιες περιπτώσεις, είναι υπεύθυνος για τη φύλαξη των εγγράφων εν γένει, και ειδικότερα τις συμβάσεις, πράξεις δικηγόρο. Αλλά δεν είναι πολύ βολικό, γιατί το άτομο αυτό μπορεί να είναι μόνο υπεύθυνη για τη σύμβαση, και τα υπόλοιπα έγγραφα που χρησιμοποίησε για να ξέρει μόνο επιφανειακά. Πιο βολικό όταν υπάρχει ένα μόνο πρόσωπο που ασχολείται με αυτό το θέμα. Θα είναι η πιο ακριβή και δεν δεσμεύει ασήμαντα δυσάρεστα σφάλματα, όπως αυτό μπορεί να κάνει άλλους υπαλλήλους.

αποτέλεσμα

Η σύμβαση αποθεματοποίησης στον οργανισμό πραγματοποιείται με βάση την πλήρη συμμόρφωση με όλες τις διατάξεις του νόμου. Αυτό είναι απαραίτητη προϋπόθεση, η οποία μπορεί να πάρει όλα τα προβλήματα της επιχείρησης. Στην περίπτωση αυτή, οι μικρές αποχρώσεις, εσωτερικούς κανονισμούς, τα μητρώα και τα σχετικά έγγραφα ενδέχεται να διαφέρουν από εταιρία σε εταιρία. Ο κύριος υπεύθυνος θεωρείται ότι είναι το αφεντικό, αλλά μπορεί να αναθέσει αυτή τη στιγμή ένα άλλο πρόσωπο. Αυτό θα διευκολύνει το έργο της διαχείρισης, αλλά δεν το αφαιρέσετε από το βάθος της ευθύνης για τυχόν λάθη. Αυτός είναι ο υπάλληλος ο οποίος είναι αξιόπιστος για να συνεργαστεί με αρχειακά τεκμήρια, θα πρέπει να είναι υπεύθυνοι και να κατανοήσει πλήρως τα καθήκοντά τους σε αντάλλαγμα για πραγματικά χρήματα, όχι λεκτική ευγνωμοσύνη, όπως συμβαίνει συνήθως με την αύξηση του φορτίου χωρίς αποζημίωση της με πρόσθετα κεφάλαια για να πληρώσει.