Τι είναι ένα ηλεκτρονικό έγγραφο;

Το επίπεδο των μηχανογράφησης σήμερα ζητεί τη μετάβαση σε «χωρίς χαρτί» διαχείρισης γραφείου. Βασίζεται σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο, το οποίο σε αντίθεση με την παραδοσιακή, που χαρακτηρίζεται από έναν αριθμό νέων ιδιότητες και χαρακτηριστικά. Μέχρι στιγμής, ένα ενιαίο ορισμό του φαινομένου αυτού δεν υπάρχει στο δίκαιο ούτε στον επιστημονικό κόσμο της Ρωσίας.

Η έννοια του «ηλεκτρονικού εγγράφου» εμφανίστηκε ήδη από τη δεκαετία του 1970. Γι 'αυτό και άρχισε να ονομάζεται «αναγνώσιμα από μηχάνημα έγγραφα.» Η ιδιαιτερότητά τους είναι ότι πρέπει να δημιουργηθεί με τη βοήθεια της τεχνολογίας των υπολογιστών και να είναι κατάλληλο για τη μηχανογραφική επεξεργασία. Σε αυτήν την περίπτωση, τα απαιτούμενα στοιχεία γίνονται αυστηρά σύμφωνα με τις καθιερωμένες διαδικασίες για όλα τα έγγραφα.

Ηλεκτρονικό έγγραφο - είναι ένα αντικείμενο των πληροφοριών, που αποτελείται από δύο υποχρεωτικά μέρη: 1) στοιχεία (όνομα, πληροφορίες για το συγγραφέα, τον χρόνο, τον τόπο προέλευσης, κ.λπ.) και ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή? 2) το κύριο μέρος του περιεχομένου που αποτελείται από κείμενο, γραφικά και αριθμητικών πληροφοριών σε επεξεργασία ως μία μονάδα.

Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο υπογράφεται από μια αναγνωρισμένη ηλεκτρονική υπογραφή, καθιστώντας ισοδύναμο με ένα έγγραφο που υπογράφεται από το δικό του χέρι. Οι πληροφορίες που παρουσιάζονται σε αυτό το ψηφιακό (ηλεκτρονική) μορφή. Αίσθηση δεδομένων με τη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών μπορούν να μεταδώσουν πληροφορίες για τηλεπικοινωνιακά δίκτυα, η διαδικασία - σε συστήματα πληροφοριών. Εάν είναι απαραίτητο, ένα έγγραφο μπορεί να λάβει τη μορφή μιας οθόνης στην οθόνη και στο χαρτί.

Ηλεκτρονικό έγγραφο - ένα κύκλο ζωής των ηλεκτρονικών εγγράφων σε μια επιχείρηση (οργανισμός, εταιρεία) για την υποδοχή τους, να αλλάξετε την κατάσταση (που εγκρίθηκε, κοινοποιούνται, σε, σημάδι, κλειστό, κ.λπ.) με την ακύρωση του αρχείου. Ένα τέτοιο έγγραφο είναι μερικές φορές αναφέρεται ως «ροής εργασίας», η οποία χαρακτηρίζει την κίνηση των εγγράφων ως ένα ενιαίο ρεύμα των επιμέρους έργων σε μια συγκεκριμένη επιχειρηματική διαδικασία. Ολόκληρο το σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων περιλαμβάνει λογισμικό που χρειάζεστε για να οργανώσετε και να διατηρήσει αυτό το είδος του κύκλου ζωής των εγγράφων.

Ηλεκτρονική εγγράφων και ροής εργασίας που βασίζονται σε αυτό έχουν πολλά πλεονεκτήματα έναντι των παραδοσιακών. Επιτρέπουν το προσωπικό του οργανισμού να ελέγχει όχι μόνο το δικό τους χώρο εργασίας, αλλά και την όλη διαδικασία. Χρησιμοποιήστε το ηλεκτρονικό αρχείο είναι πολύ πιο εύκολη από ό, τι χαρτί. , Μείωση του χρόνου για τη διέλευση του συντονισμού και της εκτέλεσης του εγγράφου της μπορεί να βρεθεί μέσα σε λίγα λεπτά. Σε γενικές γραμμές, είναι πιο οικονομικό από το χαρτί. Υπάρχει αρκετή λογισμικού ηλεκτρονικών εγγράφων διαχείρισης ( «Κίνητρο», «Ε1 Ευφράτη», «DocsVision», «1C: Έγγραφο». κ.ά.).

Προς το παρόν, δεν υπάρχει σκιά ξένη εμπειρία της ρύθμισης των σχέσεων στον τομέα των ηλεκτρονικών εγγράφων από νομική άποψη. Στη Ρωσία, το πρόβλημα της ρύθμισης των σχέσεων αυτών δεν έχει λάβει νομοθετικές αποφάσεις, αν και έγιναν προσπάθειες ψήφιση του νόμου (2005). Η υιοθέτηση της νομοθεσίας σχετικά με αυτό το είδος χαρτιού - ένα από τα σημαντικότερα κατευθύνσεις της νομικής ρύθμισης.