Η επιστολή διαχείρισης (δείγμα)

Η επιστολή διαχείρισης - ένα έγγραφο το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της επιχειρηματικής επικοινωνίας. Τις περισσότερες φορές αυτό μεταδίδεται από το ταχυδρομείο και εξυπηρετεί την ανταλλαγή πληροφοριών με έναν ιδιαίτερο τρόπο.

βασικές έννοιες

Business αλληλογραφία χρειάζεται να ασχοληθεί με διάφορα οικονομικά ή παραγωγή θέματα. Με τη βοήθεια των επιχειρήσεων και των οργανισμών του να επικοινωνεί με το εξωτερικό περιβάλλον: συνεργάτες, πελάτες ή κρατικές υπηρεσίες. Συνήθως χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση αυτή επιστολή.

Είναι γενικά αναφέρεται ως ένα έγγραφο, το οποίο μπορεί να είναι:

• απάντηση στα προηγούμενα ληφθέντων μηνυμάτων ή των αιτήσεων?
• συνοδευτικό έγγραφο καθοδηγείται αποσταλεί μαζί με άλλα όργανα ή υλικά?
• επιστολή πρωτοβουλία στην περίπτωση που ο άλλος τρόπος επικοινωνίας δεν είναι δυνατή.

Κάθε μία από αυτές τις επιλογές έχει τα δικά της χαρακτηριστικά. Παρ 'όλα αυτά, υπάρχουν κοινοί κανόνες, σύμφωνα με το οποίο γίνεται συνήθως καμία επίσημη επιστολή. Αυτό είναι κατανοητό, γιατί είναι μια επαγγελματική αλληλογραφία, για παράδειγμα, συχνά αρχίζει με τη σύναψη της πλειοψηφίας των συναλλαγών. Ένα καλά διαμορφωμένο έγγραφο που μπορεί να δημιουργήσει στον προορισμό θετική εντύπωση για τις μελλοντικές δυνητικούς εταίρους.

Τύποι επιχειρήσεων γράμματα

Ανάλογα με τις πληροφορίες που περιέχει το επίσημο έγγραφο, μπορεί να είναι:

1. Καλύπτοντας. Στην περίπτωση που περιέχει το μήνυμα ότι σ 'αυτόν υπάρχει μια σουίτα εφαρμογών.
2. Απαιτήσεις. Δηλαδή, εκφράζει δυσαρέσκεια με μια συγκεκριμένη κατάσταση (αξίωση).
3. Προσανατολισμού. ορισμένες ενδείξεις που αναφέρονται στο κείμενο.
4. Εγγύηση. Ο αποστολέας επιβεβαιώνει την εκπλήρωση των μελλοντικών υποχρεώσεων που ορίζονται στο έγγραφο.
5. Πληροφορίες. Η επιστολή περιέχει πληροφορίες που μπορεί να ενδιαφέρουν τον αποδέκτη.
6. Διαφήμιση. Οι πληροφορίες που παρέχονται για να προσελκύσει στη συνεργασία.
7. Επιστολή της κοινοποίησης. Για πληροφορίες σχετικά με τις δημόσιες εκδηλώσεις.
8. Επιστολή επιβεβαίωσης. Σημειώνει το γεγονός του να πάρει εκείνους ή άλλα έγγραφα ή υλικά.
9. Επιστολή της αίτησης. Το κείμενο περιέχει μια έκκληση προς κίνητρο του παραλήπτη για δράση.
10. Επιστολή του μηνύματος. Παρέχει τον αποστολέα συγκεκριμένες πληροφορίες αμοιβαίου ενδιαφέροντος για τα συμβαλλόμενα μέρη.

Ο σκοπός αυτών των εγγράφων είναι η συνεργασία μεταξύ των οργανισμών ή υπηρεσιών.

Σύνταξη της επιστολής αξίωσης

Σε θέματα συνεργασίας μερικές φορές υπάρχουν καταστάσεις, όταν ένα από τα μέρη, για οποιονδήποτε λόγο, δεν εκπληρώσει τις υποχρεώσεις της. Σε αυτή την περίπτωση, ο πρώτος εταίρος στέλνει επιστολή στον ομόλογό του. Σε αυτό, συνήθως παρουσιάζει τις προτάσεις της για την εξάλειψη των παραβιάσεων των νομίμων δικαιωμάτων του. Αυτή είναι η επίσημη επιστολή. Ένα δείγμα ενός τέτοιου εγγράφου, μπορείτε να δημιουργήσετε αυθαίρετα. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη τα ακόλουθα σημεία:

1. Το στυλ γραφής θα πρέπει να είναι η επίσημη επιχειρήσεων με την εγκατάσταση της εταιρικής σχέσης.
2. Η ουσία της αξίωσης πρόκειται να εκφραστεί με μεγάλη σαφήνεια.
3. Κατά τη διάρκεια της παρουσίασης των πληροφοριών που είναι απαραίτητες για να λειτουργήσει πειστικά συγκεκριμένα γεγονότα.

Στην επιστολή καταγγελία πρέπει να περιέχει:

• Στοιχεία αποστολέα (επωνυμία, διεύθυνση του αποστολέα και αριθμούς τηλεφώνου)?
• πλήρεις πληροφορίες σχετικά με τον προορισμό?
• περιγραφή των περιστάσεων υπό τις οποίες υπήρξε μια κατάσταση σύγκρουσης?
• μνεία των νομικών κανόνων, το οποίο με τη σειρά του έσπασε το αντισυμβαλλόμενο?
• ειδικές απαιτήσεις για την εξάλειψη της παράβασης, αναφέρει το χρονοδιάγραμμα της εφαρμογής τους?
• συνέπειες που μπορεί να προκύψει, εάν ο αντίδικος να παρεκκλίνει από την εκτέλεσή τους.

Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στο πώς η υπηρεσία αποτελείται από το γράμμα. Το δείγμα πρέπει να αναπτυχθεί έτσι ώστε ο δράστης δεν το αντιλαμβάνονται ως απειλή. Πρέπει να θυμόμαστε ότι αυτό είναι μόνο μια υπενθύμιση ζητώντας τη συμμόρφωση με το νόμο.

κανόνες σχεδιασμού

Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στο σχεδιασμό των γραμμάτων διαχείρισης. Ωστόσο, ο νόμος δεν προβλέπει ότι κάθε αυστηρούς κανόνες και κανονισμούς.

Παρ 'όλα αυτά, τα ακόλουθα σημεία πρέπει να θεωρείται υποχρεωτική για την παρασκευή των εν λόγω εγγράφων:

1. Κάθε επίσημη επιστολή θα πρέπει να αναγράφεται στο έντυπο. Δεν έχει αναπτυχθεί από εμπειρογνώμονες των προτέρων για το γραφείο και έχει εγκριθεί από εντολή του διευθυντή.

2. Το έγγραφο πρέπει να περιλαμβάνει ορισμένα στοιχεία:

2.1. Πληροφορίες για τον παραλήπτη και του αποστολέα.

2.2. Αριθμός αναφοράς και την ημερομηνία της παρούσας επιστολής. Είναι απαραίτητο για την εγγραφή.

2.3. Σύνδεση με παρόμοιες πληροφορίες σχετικά με την επιστολή-αίτημα, αν το έγγραφο είναι μια απάντηση σε αυτό.

2.4. Τίτλος.

2.5. Πληροφορίες σχετικά με την παρουσία όλων των εφαρμογών με τα ονόματα και τους αριθμούς τους.

2.6. Πληροφορίες σχετικά με το πρόσωπο που υπογράφει το έγγραφο (θέση και το όνομα).

3. Σε επιστολή του προς διαβάζονται μόνο μία ερώτηση. Έχοντας πολλαπλές περιπλέξει την επιλογή του καλλιτέχνη.

4. Οι πληροφορίες που πρέπει να καθορίζονται πολύ σύντομα, αλλά είναι σαφές. Είναι επιθυμητό ότι το κείμενο δεν είναι περισσότερες από δύο σελίδες παίρνει.

5. Το δικαίωμα να καθορίσετε τα στοιχεία του δικαιούχου. Αν μιλάμε για την οργάνωση, θα πρέπει να συμμορφώνονται με την ακόλουθη σειρά:

5.1. Όνομα της εταιρείας (στην ονομαστική περίπτωση).

5.2. Η δομική μονάδα (εάν είναι απαραίτητο).

5.3. προορισμού θέση (στη δοτική).

5.4. τα αρχικά του.

5.5. Η ταχυδρομική διεύθυνση της εταιρείας.

6. Αν πολλαπλούς παραλήπτες, πρέπει πρώτα να ορίσετε τον κύριο, και στη συνέχεια όλοι οι άλλοι.

Λαμβάνοντας υπόψη όλους αυτούς τους παράγοντες, ο σχεδιασμός των γραμμάτων διαχείριση, κατ 'αρχήν, δεν είναι δύσκολο.

Η σειρά παρουσίασης

Στο έγγραφο που έχει συνταχθεί σωστά, θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη την ειδική σειρά παρουσίασης των πληροφοριών σε αυτό. Για παράδειγμα, μπορούμε να θεωρήσουμε την επιλογή για το πώς να γράψετε μια επίσημη επιστολή απάντηση. Πρώτα πρέπει να θυμόμαστε ότι, σύμφωνα με τους κανόνες της εθιμοτυπίας, είναι απαραίτητο να ανταποκριθεί στις πληροφορίες εντός των ημερών από την παραλαβή της. Αν μιλάμε για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο βέλτιστος χρόνος δεν είναι περισσότερο από δύο ώρες. Σε περίπτωση που τηρούν οι κανόνες αυτοί δεν είναι δυνατόν, είναι καλύτερα να στείλετε ένα μήνυμα στον εταίρο.

Η ίδια επιστολή, στην πραγματικότητα, θα αποτελείται από δύο μέρη:

1. Εισαγωγή. Ο αποστολέας θέτει το θέμα, την αιτία και το θεμέλιο της γραφής του. Μπορείτε να ανατρέξετε στους κανονισμούς, που από το νόμο είναι η βάση για την παροχή μια απάντηση. Επιπλέον, θα πρέπει να δώσουν προσοχή σε ορισμένα σημεία που αφορούν την κατάσταση αυτή. Θα σας βοηθήσει να αποκαλύψει την ουσία του ζητήματος.
2. Περίληψη. Αυτό το μέρος στοχεύει στην επεξήγηση και πειστική. Το κείμενο θα πρέπει να είναι σύντομη, σαφής και περιεκτική και να εκθέτει τα πραγματικά περιστατικά - αποδεδειγμένα και αντικειμενικά. Εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να επιβεβαιωθεί με πραγματικά στοιχεία.

Μετά από ένα τέτοιο κείμενο είναι συνήθως ακολουθείται από μια λίστα των εφαρμογών. Τερματίζει ένα έγγραφο υπογεγραμμένο από τον αποστολέα. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε πώς να γράψετε μια επίσημη επιστολή, προκειμένου να μην προσβάλλουν τον παραλήπτη. Πρώτον, η αναφορά στο ότι είναι επιθυμητό να αρχίσει με τη φράση «Αγαπητέ». Δεύτερον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις φράσεις κείμενο λεκτική μετοχή, όπως «αφού εξέτασε προσεκτικά την πρότασή σας,» ή «για να ελέγξετε προσεκτικά τις παρατηρήσεις σας.» Τέτοια τήρηση εθιμοτυπία θα ωφελήσει μόνο τις δύο πλευρές.

Διαδικασία προσφυγής

Σύνταξη επίσημες επιστολές είναι η ευθύνη των γραμματέων, γραμματείς ή άλλους υπαλλήλους στους οποίους έχουν εκχωρηθεί τα καθήκοντα αυτά. Γίνονται δεκτές για το έργο που πρέπει να τηρούν τη σειρά ενεργειών τους. Η διαδικασία ενός τέτοιου εγγράφου περνά γενικά μέσα από τα ακόλουθα βήματα:

1. Η προσεκτική εξέταση των περιστάσεων της υπόθεσης. Θα πρέπει να ελέγχουν πλήρως την κατάσταση, προκειμένου να αξιολογήσει τις πιθανές λύσεις του.
2. Σύνταξη του σχεδίου επιστολής. Είναι αναγκαίο να ληφθούν υπόψη όλες τις απαιτήσεις που ορίζονται ανωτέρω.
3. Εναρμόνιση του κειμένου προετοιμασμένοι. Μερικές φορές είναι απαραίτητο να επεξεργαστείτε το φως των παρατηρήσεων το κεφάλι. Αυτός μπορεί να κάνει κάποιες διευκρινίσεις ή επεξηγήσεις σχετικά με το θέμα.
4. Έγκριση του επόπτη του.
5. Η οριστικοποίηση και υπογραφή του εγγράφου.
6. γράμματα Εγγραφή.
7. Αποστολή mail στον παραλήπτη.

Μόνο μετά από να περάσει όλα αυτά τα στάδια, η επιστολή έφθασε στον παραλήπτη, θα είναι σε θέση να εκπληρώσει την αποστολή της.

υποχρεωτικούς κανονισμούς

Για να τοποθετήσετε μια επίσημη επιστολή, θα πρέπει να έχουμε κατά νου ότι η πρώτη σελίδα του αναγκαστικά τυπωμένες σε ειδικό έντυπο. Για τα υπόλοιπα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τακτική φύλλα καθαρό Α4. Εδώ θα πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι το πεδίο ίδιο το κείμενο έχει τα όριά της: άνω και κάτω είναι 2 cm, αριστερά - 3,5 cm, δεξιά - 1 cm. Δεν είναι απαραίτητο να σπάσει το κανονικό μέγεθος για να χωρέσει τις πληροφορίες σε μία σελίδα. Είναι καλύτερα να τηρούν όλους τους κανόνες και απλά προσθέτουν μια επιπλέον σελίδα.

Πληκτρολογήστε το κείμενο πρέπει να είναι σύμφωνα με τους κανόνες:

1. Για να εκτυπώσετε, χρησιμοποιήστε τη βασική γραμματοσειρά Times New Roman. Άλλες επιλογές καλύτερα να μην ισχύουν.

2. μεγέθη γραμματοσειράς ρυθμίζονται επίσης:

• για το κυρίως κείμενο - 14?
• σελίδες ευθυγράμμισης, και ένα σημάδι της παράστασης - 12.

3. Η τοποθέτηση των στοιχείων πραγματοποιείται επίσης σύμφωνα με τους κανόνες:

• απόσταση μεταξύ των γραμμών - 1?
• στοίχιση του κειμένου γίνεται από «πλάτος»?
• Οι μεταφορές τοποθετούνται αυτόματα?
• η απόσταση από την κεφαλίδα προς το σειριακό αριθμό είναι 2 διάστιχο, και από αυτό στο κυρίως κείμενο - 3.

Η συμμόρφωση με τα πρότυπα αυτά είναι υποχρεωτική για την ορθή εκτέλεση των επιστολών που αντιστοιχεί στον προορισμό.

λεπτομέρειες Τοποθεσία

Για να καταρτίσει ένα πρότυπο επιστολή των επιχειρήσεων, θα πρέπει να γνωρίζουν ακριβώς πού πρέπει να τοποθετηθεί, τα στοιχεία και τα συστατικά του. Οι απαντήσεις στα ερωτήματα αυτά περιέχει ένα GOST R 6,30 έως 2003. Θα περιγράψει λεπτομερώς τη μορφή επίσημων επιστολών. Στην πραγματικότητα, πρόκειται για ένα δείγμα στο οποίο το σύνολο όλων των στοιχείων του εγγράφου βρίσκεται σε ένα συγκεκριμένο τρόπο. Είναι απαραίτητη για την:

1. Για να ενοποιήσει τη διαδικασία του γραφείου αυτο εγγραφής (επιχειρήσεων) γράμματα.
2. Να είναι σε θέση να προχωρήσει σε κεντρική προετοιμασία τυποποιημένων εντύπων, μειώνοντας την ανάγκη για την εκτέλεση της εργασίας με το χέρι.
3. Διευκόλυνση και μείωση του χρόνου ανάκτησης οπτικές πληροφορίες.
4. Επεκτείνετε τις δυνατότητες επεξεργασίας των γραμμάτων με τη βοήθεια των ηλεκτρονικών υπολογιστών και λοιπού εξοπλισμού.

Έτσι, για τα συμβατικά επιστολή των επιχειρήσεων χρησιμοποιεί 30 στάνταρ στοιχεία, τα οποία βρίσκονται σε έντεκα υποχρεωτικά πεδία:

• λογότυπο και έμβλημα?
• συγγραφέας?
• αρχικά δεδομένα?
• header?
• έγκριση?
• παραλήπτη?
• ανάλυση?
• κειμένου?
• υπογραφές και εφαρμογές?
• συντονισμό και τη διασφάλιση?
• σήματα.

Η τοποθέτηση των πληροφοριών σε ορισμένους τομείς επιτρέπει στους επαγγελματίες να πλοηγηθείτε καλύτερα το έγγραφο, και τους απλούς χρήστες διευκολύνει τη διαδικασία της παρασκευής του.

βασικές απαιτήσεις

Ορισμένοι ηγέτες πιστεύουν λανθασμένα ότι η εμπορική αλληλογραφία μπορεί να πραγματοποιηθεί αυθαίρετα χωρίς να ακολουθηθεί καμία κανόνες και κανονισμούς. Αλλά οι εμπειρογνώμονες οι οποίοι είναι υπεύθυνοι γι 'αυτό, θα πρέπει να γνωρίζουν τις βασικές απαιτήσεις για την επίσημη επιστολή:

1. Η παρουσία των ειδικών (εταιρικών) μορφή.
2. Η σωστή χρήση και λεπτομέρειες τοποθέτησης.
3. Το κείμενο πρέπει να είναι ευανάγνωστο και καλά επεξεργασία. Για να εξηγήσει την ουσία της ερώτησης είναι καλύτερα να δίνουν το προβάδισμα σε απλές κοινές προτάσεις. Είναι απαραίτητο να αναφερθώ εν συντομία σε κάθε λέξη έφερε ένα μέγιστο των πληροφοριών.
4. Ανάλογα με τον τύπο, το έγγραφο πρέπει να εκδίδεται αναλόγως. Το έγγραφο μπορεί επίσης να περιέχει αρκετές πτυχές. Στην περίπτωση αυτή, η έκθεση είναι απαραίτητο να προσπαθήσουμε να τα συνδυάσουν.
5. Η σωστή χρήση των προτύπων που καθορίζονται για την πληκτρολόγηση.
6. Προσπαθήστε να πάρετε στο περιεχόμενο της επιστολής δεν ήταν κατηγορηματική εκφράσεις. Ο παραλήπτης μπορεί να ερμηνεύσει τη φράση ως απειλή. Κατά το σχεδιασμό προτάσεις καλύτερη χρήση εισαγωγικές λέξεις όπως «προφανώς», «όπως ξέρετε», «δυνατό» και «πώς».

Οι απαιτήσεις αυτές είναι στην πράξη συμβάλλει στη διατήρηση της διαχείρισης εγγράφων στην επιχείρηση.