ΝόμοςΚανονιστική συμμόρφωση

Με τις απαιτήσεις δωματίου αρχείο. Οι βασικοί κανόνες των οργανισμών Αρχεία

Το αρχείο μπορεί να έχει τη μορφή ενός ξεχωριστού δομική μονάδα ενός οργανισμού ή να αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της ζωής γραφείου. Αυτό εξαρτάται από τον όγκο ενός υπάρχοντος εγγράφου.

Πώς να οργανώσετε

Δημιουργώντας ένα αρχείο της κάθε επιχείρησης ή οργανισμού απαιτεί ένα σύνολο συγκεκριμένων μέτρων:

  1. Θα πρέπει να επιλέξετε το κατάλληλο αποθηκευτικό χώρο για την αποθήκευση εγγράφων και το εξοπλίσει κατάλληλα.
  2. Πρέπει να λαμβάνεται μέριμνα για τη δημιουργία συνθηκών που να ανταποκρίνεται στο πρότυπο.
  3. Είναι απαραίτητο να το εξοπλίσει με την τεχνική άποψη - την αγορά και εγκατάσταση του απαραίτητου εξοπλισμού για το αρχείο.
  4. Το αποθετήριο είναι υποχρεωμένη να οργανωθεί διαδικασία για την οργάνωση της αρχειοθέτησης όλων των απαραίτητων εγγράφων.
  5. Πρέπει να αναπτυχθεί και να εγκριθεί από το κανονιστικό πλαίσιο της μονάδας.

Η εφαρμογή των μέτρων αυτών εξασφαλίζει την ασφάλεια των αρχειακών εγγράφων και τη διατήρησή τους στην απαιτούμενη κατάσταση.

Ποιος είναι ο αρχειοθέτης

Και ποιες είναι οι απαιτήσεις για τους εργαζόμενους που θα ασχολείται με την οργάνωση του αρχείου και την περαιτέρω φύλαξη των εγγράφων; Μπορούν να συνδυαστούν οι θέσεις και τον κάτοχο τους, για παράδειγμα, μια γραμματέα ή ένα ρεσεψιονίστ;

Αρχειονόμος - ένας ειδικός, έργο του οποίου είναι η οργάνωση αρχειακών δραστηριοτήτων. Για την ασφάλεια των εγγράφων που του έχουν ανατεθεί, θα έχει την πλήρη ευθύνη. Το έργο του δεν είναι δυνατή χωρίς να περάσει μια συγκεκριμένη εντολή ή ακόμα και (αν χρειαστεί) πρακτική άσκηση στο θεσμό των Κρατικών Αρχείων.

λειτουργίες του μπορεί να μεταφερθεί σε άλλο υπάλληλο που εργάζεται με μερική απασχόληση. Τυπικά, οι ευθύνες αρχειοθέτης εκχωρηθεί στο άτομο εργαζόμενο στην περίπτωση που το ποσό που έχει κατατεθεί στην τεκμηρίωση είναι επαρκώς μεγάλο. Σε μεγάλους οργανισμούς, στελέχωση μια ξεχωριστή θέση γι 'αυτό το σκοπό. Σε αυτή την περίπτωση, όμως, που αποτελείται συνήθως μια περιγραφή εργασίας που προσδιορίζουν τους τύπους των εργασιών που έχουν ανατεθεί στην αρχειοθέτης, καθώς και τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του.

Το κύριο πράγμα - η διαδικασία

Περιπτώσεις που μεταδίδονται με την οργάνωση του αρχείου, σύμφωνα με ένα ειδικά σχεδιασμένο γραφικά. σχέδιο του πρέπει να συμφωνηθεί με τους επικεφαλής των κάθε ένα από τα τμήματα, οι οποίοι θα μεταδίδουν τα έγγραφα και εγκρίθηκε από το αρχειοφύλακας. Από τα έγγραφα που εργάζονται στο αρχείο όχι μόνο αποθηκεύονται, αλλά και χρησιμοποιούνται περιστασιακά, καθορίζει τους κανόνες της έκδοσής τους (κατά περίπτωση) υπέβαλαν αιτήσεις στον οργανισμό σας, καθώς και τα εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη.

Παράδοση των εγγράφων που πρέπει να γιορτάζεται σε ορισμένα βιβλία της εγγραφής. υπάρχουν απαιτήσεις, εντολές, πράξεις για τη μεταφορά υποθέσεων στην προσωρινή χρήση σε τρίτους διαδικασιών για τη διαδικασία καταχώρισης (μεταξύ άλλων αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν το γραφείο και το γήπεδο του εισαγγελέα). Εκδόθηκε έγγραφα μέχρι και ένα μήνα από δικό της προσωπικό, και έως τρεις μήνες - οι εκπρόσωποι των δομών κόμματος.

Οι βασικοί κανόνες των οργανισμών Αρχεία

Πράξεις αρχείο, καθώς και κάθε δομική μονάδα, με βάση ειδικές διατάξεις, εγκεκριμένες από τη διοίκηση. Οι εργαζόμενοι του στη δουλειά τους να τηρούν τις δικές τους περιγραφές θέσεων εργασίας. Οι διατάξεις που θεσπίζονται από την εταιρεία, καθορίζει τους βασικούς κανόνες των αρχείων (το καθεστώς της λειτουργικής μέτρο των δικαιωμάτων και των ευθυνών και τη σύνθεση της απαιτούμενης τεκμηρίωσης). Με τα βασικά του καθήκοντα περιλαμβάνουν:

  1. Συμπληρώνουν το αρχείο των εγγράφων, η σύνθεση της οποίας παρατίθεται σε ξεχωριστό τμήμα του Κανονισμού.
  2. Διατηρήστε τα αρχεία των υλικών και να τους κρατήσει ασφαλή.
  3. Για την ανάπτυξη με τα διαθέσιμα έγγραφα εύρεση βοήθειας.
  4. Σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε τη διαδικασία που αποθηκεύεται στο αρχειακό υλικό.

Αν ο οργανισμός σας διαθέτει έγγραφα που μπορεί να έχουν σημασία για το Ταμείο Αρχειακή της Ρωσικής Ομοσπονδίας, στη συνέχεια, την προετοιμασία και υποβολή τους για μόνιμη αποθήκευση σε κατάσταση αποθήκευσης είναι ένα από τα εξωτερικά προβλήματα της δομικής μονάδας.

λειτουργικότητά του

λειτουργία αρχειοθέτησης συστηματικά προέρχονται από τα καθήκοντά του. Οι κυριότερες από αυτές είναι οι εξής:

  1. Διατηρήστε τους καταλόγους των δικών τους πηγών της αγοράς, που είναι, οργανισμούς ή επιχειρηματικές μονάδες.
  2. Πάρτε τους με μεθοδευμένο τρόπο τα έγγραφα για φύλαξη.
  3. Λάβετε υπόψη τα υλικά και εξασφαλίζει την πλήρη ασφάλειά τους.
  4. Η διαμόρφωση και διατήρηση μιας online σύστημα βοήθειας, που σχετίζονται με τα αρχειακά τεκμήρια.
  5. Διεξαγωγή ενημερωτικών διαχείρισης των υπηρεσιών και όλες οι δομικές μονάδες του οργανισμού.
  6. Οργανώστε την έκδοση και χρήση των εγγράφων σύμφωνα με τις ανάγκες των ατόμων και των άλλων οργανώσεων, να εξετάσει και να αναλύσει τη διαδικασία της χρήσης.
  7. Ετοιμάστε τις δηλώσεις και τις επίσημες απαντήσεις σε πολίτη ζητά την κοινωνική και νομική φύση.
  8. Ασκούν δραστηριότητες στην εξέταση της αξίας ενός εγγράφου, την οργάνωση, τη μεταφορά των διαδικασιών με σκοπό την μόνιμη αποθήκευση σε δημοτικές ή κρατικές αρχείο (στην περίπτωση που η οργάνωση είναι μια από τις παραπάνω πηγές της απόκτησης αρχείων).
  9. Ελέγξτε την ορθότητα των αρχείων διαμόρφωσης και το αρχείο για την απόκτηση των πηγών - τόσο στη δική τους δομικές μονάδες και άλλους οργανισμούς.
  10. Για να οργανώσετε τις εργασίες για τη διατήρηση της ονοματολογίας των εμπορικών εταιρειών.
  11. Παροχή πρακτικής και μεθοδολογικής βοήθειας με τεκμηρίωση της κάθε διαρθρωτικής υποδιαίρεση.
  12. Συμμετοχή στην ανάπτυξη των αρχείων και τα αρχεία διαχείρισης.
  13. Για να συμμετάσχετε στις εκδηλώσεις που πραγματοποιούνται για τους σκοπούς της κατάρτισης αρχειονόμων και των εργαζομένων σε θέσεις που σχετίζονται με την διαχείριση εγγράφων.

Πού να το τοποθετήσετε

Ας εξετάσουμε τώρα τι υπάρχει στις απαιτήσεις δωματίου αρχείο. Το πιο σημαντικό από ό, τι θα πρέπει να θεωρείται, - για να το τοποθετήσετε σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται στα κτίρια των παλαιών κτιρίων χαρακτήρα των κτιρίων του ξύλου, η οποία μπορεί να είναι ωμά, όχι μόνο η κύρια αίθουσα, αλλά σοφίτες με υπόγεια, καθώς και σε κτίρια, διαθέτουν θέρμανση σόμπα.

Αν η ίδια δομή ως σύνολο είναι προσαρμοσμένη για την αποθήκευση των εγγράφων σε χαρτί, στη συνέχεια, ένα αρχείο σήμαινε αναγκαστικά ένα απομονωμένο δωμάτιο.

Εάν η εταιρεία σας στο εγγύς μέλλον σχεδιάζει να καθιερώσει το δικό της αρχείο, εδώ έχετε την ευκαιρία να εξοικειωθούν με τον κατάλογο των απαιτήσεων που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τη διαδικασία προετοιμασίας. Έτσι, ποιες είναι οι κύριες απαιτήσεις για το δωμάτιο αρχείο, του οποίου η αποστολή - να προσεκτικά και με ασφάλεια αποθηκεύουν όλα τα απαραίτητα έγγραφα;

Η λίστα με το τι απαιτείται για να διατίθενται

  1. Αρχείο.
  2. Το δωμάτιο έχει σχεδιαστεί για τη λήψη των εγγράφων, προσωρινή αποθήκευση και εγκλιματισμού.
  3. Το δωμάτιο στο οποίο θα χρησιμοποιηθούν τα έγγραφα.
  4. χειρουργείο (ή δωμάτια) για τους εργαζόμενους.

Όταν ο χώρος δεν είναι αρκετός ...

Στην περίπτωση που ο χώρος δωμάτιο αρχείο δεν επιτρέπει τη δυνατότητα της απαγωγής σύμφωνα με τον πολλά δωμάτια ειδικό ενιαίο χώρο θα πρέπει να χωριστεί σε ζώνες χωρίζονται με χωρίσματα. Η βασική απαίτηση, η οποία πρέπει να τηρηθεί αυστηρά σε αυτή την περίπτωση - απομονωθεί από μια άλλη τοποθεσία αποθήκευσης των εγγράφων και να συνεργαστούμε μαζί τους.

Ένα ξεχωριστό δωμάτιο ή ένα ειδικά κατασκευασμένο και προσαρμοσμένο ως ένα κτίριο αποθήκευσης έγγραφο που χρησιμοποιείται ως εφεδρική, απαιτείται να αφαιρεθεί από τα αντικείμενα που φέρει ένα κίνδυνο από την άποψη της δυνατότητας της φωτιάς. Ως παράδειγμα μπορεί να αναφερθεί είναι χώροι στάθμευσης αυτοκινήτων, γκαράζ και πρατήρια βενζίνης. Σε κοντινή απόσταση από το κτίριο ή κτίρια αρχείο δεν πρέπει να είναι αντικείμενα που χρησιμεύουν ως πηγές ατμοσφαιρικής ρύπανσης.

Στην ιδανική περίπτωση, τα αρχεία θα πρέπει πάντα να τοποθετούνται σε ξεχωριστό, που ορίζεται μόνο γι 'αυτό το κτήριο με όλες τις απαραίτητες διατάξεις και κανονισμούς. Αλλά, δυστυχώς, η πραγματικότητα υπαγορεύει τους όρους της, και στις περισσότερες οργανώσεις, τα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στις ήδη υπάρχουσες εγκαταστάσεις, μετατρέπονται και προσαρμόζονται για το σκοπό αυτό.

Αυτό το δικαίωμα να μιλούν

Εξοικειωθούν με τις κανονιστικές απαιτήσεις για τα κτίρια και τις εγκαταστάσεις του αρχείου. Αυτά είναι τα εξής:

  1. Το κτίριο, το οποίο υποτίθεται ότι έχει το μέλλον της αποθήκευσης απαιτείται να αναφέρονται στον αριθμό των διοικητικών. Απαγορεύεται αυστηρά να τοποθετήσετε το αρχείο όπου υπάρχουν υπηρεσίες εστίασης, αποθήκες τροφίμων, καταστήματα από την κατηγορία των εύφλεκτων ουσιών και επιθετικό, καθώς και τις σχετικές χημικής τεχνολογίας που εφαρμόζεται.
  2. Αποκλείεται η τοποθέτησή του σε ένα κρύο δωμάτιο και όταν δεν συμμορφωθεί με τις απαιτήσεις υγιεινής. Από το απαράδεκτο των αρχείων ερείπωση κτιρίου που αναφέρθηκαν παραπάνω.
  3. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να συμμορφωθεί με τις απαιτήσεις φωτιά για το δωμάτιο αρχείο. Η ασφάλεια του για πιθανή πυρκαγιά - μια από τις βασικές προϋποθέσεις της ασφαλούς αποθήκευσης των εγγράφων. Τον Ιανουάριο του 2009, το Υπουργείο Πολιτισμού της Ρωσίας του εξέδωσε διαταγή Νο 3 υιοθέτησε μια σειρά ρυθμιστικών απαιτήσεων που καθορίζονται στους ειδικούς κανόνες πυρασφάλειας της κυβέρνησης Ρωσικής Ομοσπονδίας και των δημοτικών αρχείων. Όταν η συσκευή των κανονισμών αποθήκευση εγγράφων που απαιτούνται για να τηρηθούν αυστηρώς.
  4. Ο σχεδιασμός του κτιρίου είναι να εξασφαλίσει την αδυναμία των πλημμυρών. Το δωμάτιο πρέπει να έχει μια έξοδο κινδύνου. Σε καμία περίπτωση περάσει μέσα από αυτό τον κύριο σωλήνα (νερό-που φέρουν ή αέριο).

Είναι δυνατόν να καταθέσει την τοποθέτηση στο υπόγειο;

Δεν συνιστάται η τοποθέτηση των αρχειακή αποθήκη στο υπόγειο δωμάτιο, επάνω ορόφους ή μεταβολές ως τέτοια σοφίτα χώρο.

Σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης μπορεί να υπάρχουν εξαιρέσεις σε αυτόν τον κανόνα. Γίνονται αποδεκτές όταν το υπόγειο ξηρό και καλά θερμαίνεται, εξοπλισμένη με μηχανικό αερισμό, ικανή να παρέχει για μια ώρα ή δύο τριπλούς διαπνοή. Αρχείο για την σοφίτα ή πατάρι είναι δυνατή μόνον εφόσον οι κατάλληλες συνθήκες θερμοκρασίας και υγρασίας.

Μια πολύ σημαντική προϋπόθεση για χώρους αρχειοθέτηση σε σχέση με τη συσκευή καλωδίωσης. Είναι υποχρεωμένη να κλείσει με αεροστεγή υποδοχές. Τα κορδόνια του φορητού ηλεκτρικού εξοπλισμού εφοδιάζεται με μόνωση από καουτσούκ. Δεν θα πρέπει να τοποθετείται σε εσωτερικούς χώρους ή κοινή αποθήκευση των διακοπτών όροφο.

Το επιλεγμένο μη-ξεσκόνισμα και μη-διαβρωτικά υλικά, όπως τα δομικά υλικά για το τελείωμα αρχειακό αποθετήρια. σύστημα πυρόσβεσης πρέπει να είναι εφοδιασμένα με μέσα ουδέτερη, ασφαλή για τα έγγραφα. Δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιούν τη φωτιά στο κατάστημα, περιλαμβάνουν θερμαντικά σώματα ή τον τόπο ξένα αντικείμενα.

Για να συνοψίσουμε

Μετά τη μείωση της επιλεγμένης περιοχής σύμφωνα με όλες τις παραπάνω απαιτήσεις στο δωμάτιο αρχείο, να λάβει οριστική απόφαση σχετικά με την καταλληλότητα ή ακαταλληλότητα προς χρήση. Πάρτε μια τέτοια απόφαση αφού ελέγξει την πιθανή υγειονομικές και επιδημιολογικές σταθμό και το κράτος Φωτιά Εποπτείας. Το αρχείο μπορεί να τοποθετηθεί οπουδήποτε έχει προγραμματιστεί μόνο μετά τη διαδικασία της λεπτομερούς εξέτασης.

Σκοπός του - να αποσαφηνίσει το δωμάτιο φωτιά και να καθορίσει το κατάλληλο επίπεδο, για να επιθεωρήσει τη μεγάλη δομική αντοχή, την εξασφάλιση της αντοχής της επικάλυψης μεταξύ των ορόφων στον υπολογισμό του δυναμικού φορτίου (εξοπλισμός για το αρχείο και το βάρος των αποθηκευμένων εγγράφων), ελέγξετε τη διαθεσιμότητα και την τρέχουσα κατάσταση των συστημάτων εξαερισμού και θέρμανσης.

Κατά τον έλεγχο που συμμετέχουν ως εκπρόσωποι του οργανισμού (συνήθως οι εργαζόμενοι του μέλλοντος αρχείο), και οι εργαζόμενοι όλων των σχετικών υπηρεσιών - .. Building, πυρκαγιά, ασφάλεια, κλπ Τα αποτελέσματα της εξέτασης αντικατοπτρίζονται στην προετοιμασία της τελικής πράξης.

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 el.unansea.com. Theme powered by WordPress.