Ροής εργασίας στην επιχείρηση. Η διαχείριση των εγγράφων του προγράμματος και την τήρηση αρχείων

αυτοματοποίηση της ροής εργασίας είναι ένα μέτρο που χρησιμοποιήθηκαν από όλες σχεδόν τις σύγχρονες επιχειρήσεις. Ακόμη και οι μικρές επιχειρήσεις λειτουργούν με μια μάζα από διάφορα έγγραφα, μεταξύ των οποίων γράμματα, προϋπολογισμοί, τιμολόγια, συμβάσεις και όλα τα είδη των απαιτήσεων. Είναι για το λόγο αυτό, σχεδόν κάθε σύγχρονη οργάνωση προσπαθεί να χρησιμοποιήσει αυτό το μέτρο ως μια ροή εργασίας, η οποία παρέχεται σε βάρος της πληρότητας και της διατήρησης των δεδομένων, η ευκολία εύρεσης και αποθήκευσης διάφορες πληροφορίες, και να περιορίσουν τη βελτιστοποίηση του χρόνου που απαιτείται για την έγκρισή του.

Γιατί το κάνει;

Σχεδόν όλες οι εργαζόμενοι της εταιρείας ξοδεύουν πολύ χρόνο προσπαθώντας να βρει τις σωστές πληροφορίες και στατιστικά στοιχεία εύγλωττα λέει ότι παίρνει περίπου το ήμισυ του χρόνου εργασίας. Όπως συμβαίνει, επίσης, ότι θα πρέπει να αναδημιουργήσει εκ νέου αντί για περαιτέρω χρήση όλων των εγγράφων που υπάρχουν «κάπου». Πρόκειται για ένα πρότυπο είναι μια κατάσταση κατά την οποία το αρχικό κείμενο της συνθήκης είναι δικηγόρος στον υπολογιστή, και ημερολογιακές εγγραφές για τους τίτλους που συνοδεύουν την εκτέλεση των συμβάσεων που εκτελούνται στο λογιστικό σύστημα, οι λογαριασμοί και οι πράξεις που περιλαμβάνονται στο οικονομικό τμήμα σε έντυπη μορφή, και η αλληλογραφία σχετικά με τη διεξαγωγή της συνθήκης το έργο είναι σε ηλεκτρονική γραμματοκιβώτια των εργαζομένων. Αυτή η «διασπορά» των πληροφοριών είναι εξαιρετικά επιβλαβής για την ασφάλεια, την ακεραιότητα και συνέπεια, είναι σε τέτοιες περιπτώσεις δεν υπάρχει πραγματική αυτοματοποίηση της ροής εργασίας.

Με την εισαγωγή εξειδικευμένων συστημάτων πληροφοριών λυθεί το κυρίαρχο πλειοψηφία των προβλημάτων. Για παράδειγμα, μερικά από το σύστημα κατάρτισης του προϋπολογισμού παρέχει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ένα σύστημα διασυνδεδεμένων προϋπολογισμών, ακολουθούμενη από το σχηματισμό και την αποθήκευση των διαφορετικών εκδόσεων των εγγράφων αυτών, καθώς και μια ένδειξη της κατάστασης τους. Έτσι, το πρόβλημα επιλύεται εν μέρει δημοσιονομικού εγγράφου από τη χρήση αυτών των συστημάτων.

Αλλά μην ξεχνάμε ότι το τρέχον δημοσιονομικό πλαίσιο, καθώς και της λογιστικής και ERP συστήματος στην συντριπτική πλειοψηφία των περιπτώσεων συνεργαστεί με δομημένη πληροφορία, δηλαδή το είδος των δεδομένων που μπορούν να δημιουργηθούν και να αποθηκεύονται σε μορφή πίνακα. Σύμφωνα με τους περισσότερους ειδικούς, το συνολικό ποσό των στοιχείων της κάθε σύγχρονης επιχείρησης δομημένες πληροφορίες που παρέχει μόνο το 20%, ενώ το υπόλοιπο περιλαμβάνει e-mail, έγγραφα κειμένου, διάφορες εκθέσεις των διαπραγματεύσεων και συναντήσεων, εικόνες, κ.λπ. Αρκετά συχνά, χωρίς τη διεξαγωγή μελετών αδόμητης πληροφορίας απλά δεν είναι δυνατόν να γίνει μια κανονική kontektsta αξιολόγηση, η οποία είναι ήδη παρούσα δομημένη. Αποθήκευση, συλλογή και μετέπειτα επεξεργασία των δεδομένων αυτών παρέχεται από τη χρήση αυτών των μέτρων, όπως η ροή εργασιών και διαχείρισης περιεχομένου εταιρεία συστημάτων πληροφοριών.

Τι είναι αυτό;

Με τη βοήθεια του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων παρέχει στους οργανισμούς κάθε αλληλεπίδραση μεταξύ των εργαζομένων ενός οργανισμού με βάση τα έγγραφα που υποβλήθηκαν. Και πάλι 1C έγγραφο προβλέπει τη δημιουργία εγγράφων, τη δυνατότητα μετακίνησης τους για την οργάνωση και διατηρεί τον έλεγχο της εκτέλεσης των εγγράφων και των διαδικασιών που περιγράφονται από τη χρήση τους. Έτσι, το ηλεκτρονικό έγγραφο παρέχει η εταιρεία τεράστιο αριθμό πλεονεκτημάτων, μεταφράζοντας το έργο της είναι στην πραγματικότητα ένα νέο επίπεδο.

Κάθε έγγραφο σε αυτό το ηλεκτρονικό σύστημα χαρακτηρίζεται από ένα σύνολο των στοιχείων που χαρακτηρίζουν μοναδικά (που συχνά αναφέρεται ως τέτοια σύνολα καρτών). Η κάρτα μπορεί να περιέχει μια ποικιλία πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένου του τύπου του εγγράφου, ημερομηνία του σχηματισμού και της αλλαγής, τον συγγραφέα, καθώς και χώρο αποθήκευσης και πολλά άλλα. Στο μέλλον, το σύστημα διαχείρισης εγγράφων θα παρέχει αποθήκευση και ανάκτηση της απαιτούμενης τεκμηρίωσης, σύμφωνα με τις λεπτομέρειες που έχουν καθοριστεί στην κάρτα.

ευκαιρίες

Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων παρέχει στους οργανισμούς όχι μόνο πολλά πλεονεκτήματα, αλλά και ανοίγει πολλές νέες δυνατότητες, το οποίο είναι επίσης σημαντικό.

κεντρικό έλεγχο

Ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλο είναι το ένα ή το σύστημα διαχείρισης εγγράφων της επιχείρησης επιτρέπει την γρήγορη αλλαγή στη μορφή των εγγράφων που κυκλοφορούν σε αυτό. Για παράδειγμα, για να αλλάξετε το έντυπο της αίτησης για οποιαδήποτε από τις δαπάνες των διαφόρων κέντρων ευθύνη μόνο για να κάνουν ορισμένες προσαρμογές στο πρότυπο αρκετά ο ισχυρισμός αυτός, ο οποίος έχει ήδη αποθηκευτεί στο σύστημα. Μετά από αυτό, οι υπάλληλοι που πληρούν τις εν λόγω εφαρμογή δεν θα είναι σε θέση να χρησιμοποιήσει τα έγγραφα παρωχημένες μορφές, δεδομένου ότι η αίτηση συμπληρώνεται και αποστέλλεται μέσω του συστήματος.

Στήριξη του κύκλου ζωής τεκμηρίωση

Κάθε έγγραφο που θα δώσει και υποβάλλονται σε επεξεργασία σε οποιαδήποτε επιχείρηση, περνά αναγκαστικά μέσα από διάφορα στάδια που. Για παράδειγμα, όταν πρόκειται για εταιρικό προϋπολογισμό, είναι πρώτα απαραίτητο να γίνει, και στη συνέχεια να εγκρίνει και να εκτελέσει σε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές. Μετά από αυτό, διάφορες πραγματικές και προγραμματισμένες επιδόσεις του προϋπολογισμού που υπόκειται σε λεπτομερή ανάλυση και έστειλε στο αρχείο. Σε 1C έγγραφο παρέχει αυστηρό έλεγχο του κύκλου ζωής των εγγράφων, λαμβάνοντας υπόψη τις βασικές απαιτήσεις του εταιρικού περιβάλλοντος, καθώς και διάφορα νομικούς κανόνες και τα πρότυπα της βιομηχανίας των δραστηριοτήτων της εταιρείας.

ομαδική εργασία

Ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων παρέχει πολύ περισσότερα από απλώς ένας οργανισμός συλλογικής εργασίας σε έγγραφα, και παρόντες θα είναι οι ειδικοί που βρίσκονται σε διαφορετικά γραφεία ή ακόμα και σε διαφορετικές πόλεις.

Το σύστημα αποθηκεύει ένα αρκετά μεγάλο αριθμό εκδόσεων του ίδιου εγγράφου, εκτός από την άμεση και την αλλαγή, μπορούν να σχολιάσετε τα δεδομένα, δηλαδή, προσθέστε σε αυτά κάποια σχόλια και σημειώσεις, χωρίς να επηρεάζουν τις βασικές πληροφορίες, οι οποίες θα πρέπει να παραδώσει.

απόρρητο

Μάλλον σημαντικό χαρακτηριστικό των συστημάτων αυτών είναι ότι στο ίδιο 1C έγγραφο μπορούν να εγγραφούν μέσω ειδικής ψηφιακής υπογραφής που ακολουθείται από την κρυπτογράφηση του. Αυτό δίνει τη δυνατότητα όχι μόνο να επιβεβαιώσουν την αυθεντικότητα των πληροφοριών, αλλά και μοναδικά ταυτίζεται με τον συγγραφέα, καθώς και για να επιτευχθεί η πιο αποτελεσματική ασφάλεια για την αποθήκευση διαφόρων δεδομένων, εάν είναι απαραίτητο.

δρομολόγηση

Αν το σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων δεν είναι διαθέσιμη, τότε στην περίπτωση αυτή ο εργαζόμενος που συμμετέχει στη δημιουργία ορισμένων τίτλων, πρέπει να κατανοήσουν απαραίτητα που είναι καλύτερο για τη μεταφορά αυτών των τίτλων. Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση για την αυτόματη μεταφορά δεδομένων σωστό πρόσωπο.

Από μόνη της, η δρομολόγηση είναι ελεύθερη και άκαμπτη. Δωρεάν παρέχει μια ευκαιρία για να τεκμηριώσει την κατεύθυνση της απολύτως καμία παραλήπτες ανάλογα με την περίπτωση, ενώ το άκαμπτο παρέχει την πιο ακριβή ρύθμιση, αλλά σε ειδικές περιπτώσεις, η δράση της προ-εγκατεστημένο στο φάκελο για το σύστημα του κώδικα οδικής κυκλοφορίας μπορεί να είναι μια μικρή παύση (για παράδειγμα, αν θέλετε να στείλετε το σχέδιο εγγράφου για την επανεξέταση με ορισμένους εξωτερικούς εμπειρογνώμονες).

ελέγχου πρόσβασης

Υπάρχουν πολλές επιλογές για το πώς να γίνει διάκριση μεταξύ των διαφόρων εξουσιών των υπαλλήλων της εταιρείας όσον αφορά τη διαχείριση εγγράφων. Έτσι, μια προηγμένη ροή εργασίας επιτρέπει σε ένα πρόσωπο να δώσει τον πλήρη έλεγχο των δεδομένων περιορίζουν τη δυνατότητα να επεξεργαστείτε ή ακόμα και επιτρέπουν μόνο να δείτε ή να σχολιάσετε τα αρχεία. Αυτό απλοποιεί σημαντικά το έργο με διαφορετικά δεδομένα, και αυτό είναι σημαντικό - γίνεται πολύ πιο ασφαλές.

ολοκλήρωση

Για να εξασφαλιστεί η μέγιστη ακεραιότητα των δεδομένων, η οποία έχει συνταχθεί σε μια συγκεκριμένη εταιρεία, ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων στην επιχείρηση προβλέπει την ενσωμάτωση του εγκατεστημένου συστήματος με άλλους - οικονομική, βιομηχανική, αναλυτικά, κ.λπ. Μέσα από την ενοποίηση αυτή διαθέτει σύγχρονο σύστημα ροής εργασίας αρκετά συχνά έκανε χρήση ως ένα είδος συνδέσμου μεταξύ των πολλαπλών τύπων λογισμικού.

Έγγραφα όλων των συστημάτων, είναι λογικά σχετίζεται με αυτές τις πληροφορίες, που ονομάζεται πλαίσιο. Μπορεί να περιλαμβάνει τα περιεχόμενα ενός εγγράφου ή e-mail, φαξ, έγγραφα πληρωμής, τα αρχεία των δραστηριοτήτων, βίντεο ή ηχογραφήσεις, ακόμα και πολλές άλλες πληροφορίες. Το πλαίσιο του εγγράφου μπορούν να προστεθούν χειροκίνητα ή πλήρη αυτοματοποίηση της διαδικασίας, ανάλογα με τις προτιμήσεις και τις ανάγκες της διαχείρισης.

Για παράδειγμα, το σύγχρονο σύστημα αυτοματοποίησης της ροής εργασίας στη διαδικασία σχηματισμού και οι επακόλουθες αλλαγές στους προϋπολογισμούς μπορεί να χρησιμοποιηθεί μια σειρά από άλλες συναφείς πληροφορίες:

• όλα τα είδη της έρευνας αγοράς, συμπεριλαμβανομένων όχι μόνο τη δική της, αλλά και εκείνους που ελήφθησαν από εξωτερικές πηγές?
• Διάφορες συμφωνίες με τους ομολόγους (αγοραστές ή πωλητές)?
• Ειδικά νομικά και αναφορά έγγραφα?
• πρόσθετα έγγραφα, η οποία αντανακλά στην ίδια τυχόν περιορισμούς ή παραδοχές (ως παράδειγμα, το ποσοστό του πληθωρισμού, συναλλαγματικές ισοτιμίες και άλλα δεδομένα)?
• πρακτικά των συνεδριάσεων, που πραγματοποιήθηκε για να συζητήσουν οποιαδήποτε έκδοση είναι ο προϋπολογισμός, και περιλαμβάνει όλα τα είδη των εργαζομένων τα σχόλια και τις παρατηρήσεις των συμμετεχόντων στη διαδικασία (συχνά τέτοια έγγραφα αποστέλλονται μεταξύ όλων των εργαζομένων μέσω e-mail και να αποθηκεύονται χωριστά από δημοσιονομική αρχεία πληροφοριών).

Ένας χρήστης που εργάζεται με έναν προϋπολογισμό, ανά πάσα στιγμή, εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να δείτε κάποια από τα παραπάνω έγγραφα, όπως η σύγχρονη τεχνολογία ροής εργασιών του επιτρέπει να το κάνετε αυτό χωρίς μεγάλες έρευνες.

Ποια συστήματα χρησιμοποιούνται μαζί μας;

Μία από τις πιο δημοφιλείς λύσεις λογισμικού που μπορεί να βρεθεί σε ρωσικές εταιρείες μπορεί να χαρακτηριστεί ένας συνδυασμός των υπηρεσιών κοινής ωφελείας Microsoft Outlook με τον Microsoft Exchange Server. Η πρώτη εφαρμογή, κατ 'αρχήν, που σχεδόν σε κάθε υπολογιστή, ενώ ο Exchange Server λαμβάνονται συχνά για να χρησιμοποιηθεί ως ένα ολοκληρωμένο διακομιστή e-mail. Παρά το γεγονός ότι οι εταιρείες που ήδη πριν από λίγο καιρό ήταν η εισαγωγή του ηλεκτρονικού εγγράφου που πραγματοποιήθηκε, τα προγράμματα αυτά χρησιμοποιούνται μόνο ως πλατφόρμα για e-mail, μετά από κάποιες κεντρικές ρυθμίσεις, ακόμη και αυτό το λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως ένα πολύ λειτουργικό ροή εργασίας αυτοματισμού για σχεδόν όλους τους οργανισμούς .

Αυτή τη στιγμή, η ρωσική αγορά είναι γεμάτη με δεκάδες διαφορετικά συστήματα, μέσω των οποίων αυτοματοποίηση της διαχείρισης εγγράφων, καθώς και παρόμοιο λογισμικό προσφέρει όχι μόνο τη Δυτική, αλλά και εγχώριων προγραμματιστές. Ακόμη και η Microsoft, εκτός από τα παραπάνω προγράμματα, προσφέρει ακόμα και επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας, όπως η διαχείριση Content Server ή SharePoint Portal Server.

Η πιο ισχυρή μεταξύ όλων των υφιστάμενων συστημάτων θεωρείται Documentum, αλλά κυρίως μεγάλες εταιρείες χρησιμοποιούν αυτή τη διαδικασία αυτοματισμού. Ροή εργασιών ορισμένων εταιρειών σε βάρος των αυτοματοποιημένο λογισμικό πακέτο Lotus Notes, αλλά πολλοί αποκαλούν ένα είδος «σχεδιαστή για προγραμματιστές», που έχει συσταθεί με βάση πλήρες σύστημα του είναι αρκετά δύσκολη.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της Ρωσίας και των δυτικών συστημάτων;

Αν μιλάμε για τις κύριες διαφορές μεταξύ των εγχώριων και ξένων επιχειρήσεων κοινής ωφελείας, που είναι διαθέσιμα σε κλιμάκωση των δυνατοτήτων. Για παράδειγμα, αν το σύστημα της Δυτικής προγραμματιστές μπορούν να λειτουργούν σχεδόν σε όλα τα λειτουργικά συστήματα, ήταν ως επί το πλείστον εγχώρια αναπτυχθεί μόνο για κάθε ένα από αυτά, και φυσικά, ότι είναι συχνά τα Windows. Οι δυτικές συστήματα ρυθμιστεί ώστε να χρησιμοποιεί οποιαδήποτε DBMS. Αυτά τα ρωσικά συστήματα περιορισμοί μπορούν να παρεμποδίσουν σοβαρά τη δυνατότητα δημιουργίας cross-platform, ολοκληρωμένες λύσεις.

Όσον αφορά τη λειτουργικότητα, η βασική διαφορά έγκειται στο γεγονός ότι στην αυτοματοποίηση dokumentoproizvodstva Δύσης και της ροής εργασίας σε εφαρμογή διάφορα προγράμματα που μπορούν να εκδοθούν κάτω από ένα ενιαίο εμπορικό σήμα, αλλά ο στόχος για διάφορους λόγους. Για παράδειγμα, η Documentum προσφέρει μια σειρά από επιμέρους προϊόντα, τα οποία χρησιμοποιούνται για την πλήρη αυτοματοποίηση και ενοποίηση με το ERP σύστημα, την υποστήριξη του σχεδιασμού και της τεχνολογίας διαχείρισης εγγράφων, κ.λπ. Η κυρίαρχη πλειοψηφία του λογισμικού που αναπτύχθηκε στη Ρωσία, με στόχο την επίλυση ενός συγκεκριμένου προβλήματος.

Επίσης, αξίζει να σημειωθεί είναι ότι η βασική διαφορά έγκειται στην προσέγγιση των δύο πλευρών σε ό, τι είναι ένα σύστημα αυτοματισμού ροής εργασιών. Οι δυτικές συστήματα που προορίζονται για την παροχή πλήρους αυτοματοποίησης και παρακολούθησης υποστήριξη μέσα από μια ποικιλία των επιχειρηματικών διαδικασιών εντός του οργανισμού, ενώ η συντριπτική πλειοψηφία των εγχώριων προγραμμάτων για την αυτοματοποίηση μόνο συγκεκριμένες λειτουργίες.

Το κόστος των δυτικών συστημάτων περίπου κυμαίνεται από $ 400 έως $ 1.000 για κάθε θέση εργασίας, χωρίς να υπολογίζουμε το κόστος της υλοποίησης, το υλικό και το λογισμικό που απαιτείται για να εξασφαλιστεί η κανονική ηλεκτρονικό έγγραφο. Συχνά αυτο-εισαγωγή κοστίζει περίπου το ήμισυ του συνήθους κόστους των αδειών, καθώς το μεγαλύτερο μέρος του προγράμματος για την αυτοματοποίηση της ροής εργασίας που εφαρμόζονται διάφορες προσφορές, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, η τιμή του μια τάξη μεγέθους μεγαλύτερη. Ένα από τα πιο δύσκολα είναι πάντα το έργο της αυτοματοποίησης των οικονομικών τεκμηρίωση ως προς την υλοποίηση των εν λόγω έργων κοστίσει περίπου 2-3 φορές υψηλότερο από το κόστος των αδειών.

Εγχώρια λογισμικού που πωλούνται σε $ 200-600 ανά κάθισμα, και εκτός από ότι λαμβάνεται υπόψη το κόστος των πρόσθετων προγραμμάτων και διάφορες συσκευές. Στο τέλος, ο υπολογισμός της συγκριτικής αξίας γίνεται με τον ίδιο τρόπο όπως και στις δυτικές συστήματα.

χαρακτηριστικά

Στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων, ως μια κατεύθυνση προτεραιότητα της αυτοματοποίησης είναι οι διαδικασίες που σχετίζονται με την εναρμόνιση των εγγράφων, για παράδειγμα, η διαδικασία της αρχικής προετοιμασίας και την περαιτέρω εκτέλεση των προϋπολογισμών. Ωστόσο, πολλές ομάδες χρησιμοποιούν τώρα αυτοματισμού γραφείου και της ροής εργασίας, δηλαδή, με τις διαδικασίες εγγραφής των εξερχόμενων και εισερχόμενων εγγράφων.

Εισαγωγή στο ηλεκτρονικό σύστημα δεν είναι θεμελιωδώς διαφορετική από την εισαγωγή οποιωνδήποτε άλλων αυτοματοποιημένων συστημάτων, ως εκ τούτου, είναι αναγκαίο να σταθούμε στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά αυτού του έργου.

Δημιουργία αποθήκευσης εταιρικής κλάσης

αυτοματισμού έγγραφο Εισαγωγή σε κάθε περίπτωση, προβλέπει ορισμένες εταιρικές αποθήκη στην οποία αποθηκεύεται όλα τα έγγραφα. Η λογική δομή της αποθήκευσης, η ανάπτυξη και η περαιτέρω εφαρμογή των πολιτικών ασφάλειας, καθώς και την ιεραρχία αποθήκευση εγγράφων απαιτεί τη μέγιστη ακρίβεια και πρέπει να διεξάγεται σε πρώιμο στάδιο του έργου.

Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι η λειτουργία αποθήκευσης μπορεί να αναπτυχθεί από την αρχή του σχεδιασμού, έτσι ώστε σε πρώιμο στάδιο μπορεί να γίνει για να μετακινήσετε όλα τα έγγραφα από τις τρέχουσες τοποθεσίες αποθήκευσης σε ένα ενιαίο εταιρικό αποθετήριο. Ως αποτέλεσμα, οι χρήστες μπορούν να εξοικειωθούν με οποιαδήποτε από τις κύριες λειτουργίες του συστήματος, και ταυτόχρονα τον έλεγχο και την εφαρμογή της. Επιτάχυνση της προσαρμογής των εργαζομένων για την εφαρμογή των συστημάτων μπορεί να είναι μέσω της χρήσης των λειτουργιών υπηρεσιών, όπως ειδοποιήσεις για αλλαγές στην τεκμηρίωση, την εμφάνιση νέων εγγράφων, κ.λπ.

Έτσι, ροή εργασιών που απαιτούνται για κάθε σύγχρονη επιχείρηση που επιδιώκει να αναπτύξει και να βελτιώσει τις δραστηριότητές της.