Η οργάνωση της εργασίας με τα έγγραφα

Εργασία με έγγραφα HR έχει ιδιαίτερο αντίκτυπο στην ποιότητα της λειτουργίας του διοικητικού μηχανισμού, καθώς και το σχηματισμό και την κουλτούρα εργασίας των εργαζομένων. Η πιο επαγγελματική δουλειά είναι σε εξέλιξη, η πιο επιτυχημένη δραστηριότητα της επιχείρησης στο σύνολό της.

Εσωτερική ροή εργασιών της κάθε εταιρείας περιλαμβάνει διάφορα μέτρα για την προετοιμασία, υποστήριξη, πλήρωση, αντιγραφή, μεταφορά επιχειρηματικών πληροφοριών. Η πρακτική δείχνει ότι περίπου εβδομήντα τοις εκατό των απασχολουμένων δαπανούν για τις δραστηριότητες αυτές. Πρέπει να πούμε ότι η οργάνωση της εργασίας με τα έγγραφα γίνεται ολοένα και πιο σημαντικός. Σήμερα, η δραστηριότητα αυτή θεωρείται ως ένας από τους κύριους παράγοντες της ανταγωνιστικότητας της σύγχρονης επιχείρησης.

Οργάνωση εργάζονται με έγγραφα που απαιτεί μια ειδική προσέγγιση για την παραλαβή και επιχειρηματικών διαδικασιών δεδομένα, διαδικασίες σχηματισμού και την αλλαγή των πληροφοριών συντονισμό. Η σωστή οργάνωση της εργασίας με τα έγγραφα μειώνει το χρόνο να ψάξει και να αυξάνει την ακρίβεια, την επικαιρότητα, την εξάλειψη των απολύσεων.

έχουν δώσει τα χρόνια της πρακτικής παραχθεί τρεις βασικοί τύποι εργασία με έγγραφα: μικτή, αποκεντρωμένη και κεντρική.

Η τελευταία μορφή περιλαμβάνει συμπύκνωση για τη δόμηση μια ποικιλία από διαθέσιμες λειτουργίες κατά τη διεξαγωγή μιας ενιαίας μονάδας στην επιχείρηση. Έτσι μονάδα μπορεί να μοιραστεί ή τμήμα προσωπικού, το γραφείο και τα παρόμοια. Τήρηση αρχείων μπορεί να κάνει και ένα πρόσωπο που είναι γραμματέας. Σε κάθε περίπτωση, η κατανομή των αρμοδιοτήτων ή υπάλληλος θα περιλαμβάνει την υλοποίηση ενός πλήρους κύκλου των δράσεων για την επεξεργασία των εγγράφων παραλαβής να διαβιβάσει στην υπηρεσία αρχείο. Οι δραστηριότητες αυτές περιλαμβάνουν την παραλαβή, την επεξεργασία των επιχειρηματικών πληροφοριών, καταγραφή, αποθήκευση, τον έλεγχο της εκτέλεσης, την αποστολή, τις δραστηριότητες αναφοράς και πληροφοριών, την παραγγελία πριν από τη μεταφορά στο αρχείο.

Η κεντρική οργάνωση της εργασίας με τα έγγραφα θεωρείται ότι είναι η πιο αποτελεσματική, και ως εκ τούτου, πιο προτιμητέα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις μικρές επιχειρήσεις. Με τη μέθοδο αυτή, συστηματοποίηση των εγγράφων μειώνει σημαντικά το κόστος των μέτρων για την επεξεργασία των πληροφοριών. Επιπλέον, βελτίωσε σημαντικά την οργάνωση της εργασίας των εργαζομένων. Σε αυτή τη μορφή της ροής εργασίας πιο αποδοτικού εξοπλισμού γραφείου εργασίας, επιτυγχάνεται η ενότητα στη μεθοδολογία και τη διαχείριση των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με την επεξεργασία των εγγράφων.

Απέναντι από το κεντρικό σύστημα είναι αποκεντρωμένο σύστημα. Σε αυτή την περίπτωση, η υπηρεσία του να συνεργαστεί με την τεκμηρίωση που δημιουργούνται για την κάθε μονάδα. Σε αυτές τις μονάδες, όλες οι εργασίες διεξάγονται ανεξάρτητα. Ένα αποκεντρωμένο σύστημα είναι πιο χαρακτηριστική των εν λόγω ιδρυμάτων και οργανισμών που είναι σε διαμερίσματα σε διαφορετικές συσκευές εδαφική λογική. Επιπλέον, αυτό το σύστημα λειτουργίας είναι κατάλληλο για τις επιχειρήσεις, έγγραφο στο οποίο μια διαφορετική ειδικότητα (π.χ., υπάρχει ανάγκη για την παροχή προστασίας πληροφοριών).

Η πιο κοινή, εν τω μεταξύ, είναι μια μορφή ενός μικτού συστήματος. Σε αυτή την περίπτωση, ένα ορισμένο μέρος όλων των εργασιών (κατά κανόνα, για την παραλαβή και επεξεργασία των απεσταλμένων και ληφθέντων εγγράφων, αποθήκευση, αντιγραφή) πραγματοποιείται στην κεντρική μονάδα. Τα δομικά μέρη της επιχείρησης, την ίδια στιγμή πραγματοποιείται από την εκτύπωση δραστηριοτήτων (δημιουργία), παραγγελία, την αποθήκευση και την προετοιμασία για την παράδοση στο αρχείο.

Η επιλογή του ενός ή του άλλου κυκλώματα με έγγραφα που πραγματοποιείται σύμφωνα με τη δομή της επιχείρησης.