Οδηγίες για την τήρηση αρχείων ως κανονιστικό έγγραφο

Επίσημη νομική πράξη για να καθορίσει και να καθοριστεί η διαδικασία της εγγραφής και την προετοιμασία των εγγράφων (όπως και σε συνεργασία με τους), σε οποιαδήποτε διοργάνωση είναι η εντολή για δουλειά γραφείου. Θα πρέπει να είναι διαθέσιμες σε κάθε επιχείρηση, κάθε επιχείρηση και οργανισμό. Αναπτύχθηκε οδηγίες για εργασία γραφείου, χωρίς να αποτύχει, βάσει των εθνικών ρυθμιστικών και διαδικαστικών εγγράφων. Όμως, την ίδια στιγμή, θα πρέπει να αντιπροσωπεύουν τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του συγκεκριμένου οργανισμού γραφείο, σύνθεση και μετά εγγράφων, τη δομή των υπηρεσιών, η παρουσία των αρχείων και ο βαθμός μηχανοργάνωσης όλων των εργασιών γραφείου. Από τα ανωτέρω προκύπτει ότι η οδηγία για το γραφείο λειτουργεί μια συγκεκριμένη οργάνωση είναι πάντα πρωτότυπο, και θα λαμβάνει υπόψη όλες τις αποχρώσεις και τις ιδιαιτερότητες της σύνθεσης και επεξεργασίας των εγγράφων που είναι μοναδικά σε μια συγκεκριμένη δομή.

Κατά την κατάρτιση αυτού του κανονιστικού εγγράφου για την εταιρεία σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα συμβατικά τύπους εγγράφων διαχείρισης αρχείων, για να πάρει από αυτό αναδεικνύει, υποχρεωτική για όλους, και να προσθέσετε στοιχεία που θα πρέπει να συνταγογραφείται μόνο για τον οργανισμό σας.

Κατά κανόνα, οδηγίες διαχείρισης αρχείων περιλαμβάνει γενικές διατάξεις, τις διάφορες θεματικές ενότητες, καθώς και όλα τα είδη των εφαρμογών. Γενικές διατάξεις συγκεκριμενοποίηση Πεδίο εφαρμογής αυτών των οδηγιών, το κανονιστικό πλαίσιο και την ευθύνη για την αποτυχία της να συμμορφωθεί. Θεματικές ενότητες περιέχουν πληροφορίες για τα είδη των εγγράφων και τη σειρά εγγραφής τους, την όραση, την αναπαραγωγή, τη διαβεβαίωση και την αποθήκευση. Σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης, αυτή η ενότητα μπορεί να επεκταθεί σε μεγάλο βαθμό. Ανάλογα με τις μεταβαλλόμενες συνθήκες εργασίας και την εισαγωγή των νέων τεχνολογιών θεματικές ενότητες μπορεί να αλλάξει και να συμπληρωθούν. Τα παραρτήματα στις οδηγίες περιλαμβάνουν μια απεικονιζόμενη υλικό αναφοράς: ένα μοντέλο μορφή εντυπώσεις σφραγίδων, διαγράμματα ροής των πληροφοριών, καθώς και δείγματα από συμπλήρωση εντύπων.

Οδηγίες σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να είναι προσωρινή (οδηγίες ενώπιον του Επαρχιακού Δικαστηρίου ή στις ένοπλες δυνάμεις). Προσωρινή οδηγίες για το γραφείο εγκριθεί για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα, για παράδειγμα, πριν από τη θέση σε σταθερά. Αυτό έχει λυθεί ξεχωριστά!

Καλά-γραπτές οδηγίες σχετικά με την εργασία γραφείου αντανακλά την όλη διαδικασία της εργασίας με τα έγγραφα και λογική αλληλουχία όλων των σταδίων της διαδικασίας. Ρυθμίζει όχι μόνο τις υπηρεσίες γραφείου, αλλά και ολόκληρο το διοικητικό μηχανισμό. Η διδασκαλία έχει εγκριθεί και τεθεί σε ισχύ μόνον κατόπιν εντολής του επικεφαλής της οργάνωσης και στη συνέχεια λειτουργεί ως κανονιστική πράξη βάσει των οποίων τεκμηριώνεται και όλα τα έγγραφα της επιχείρησης.

Η σωστή διαμόρφωση του γραφείου - μια σημαντική προϋπόθεση για την εύρυθμη λειτουργία του οργανισμού. Οι καλλιτέχνες που απαιτούνται για την ποιοτική γραφείο υπηρεσία να συμπληρώσετε όλα τα έγγραφα, να γνωρίσουν νέους υπαλλήλους με τη σειρά και να συμπληρώσετε τα κενά κανόνες, υποβάλλουν εκθέσεις στην ώρα τους και χωρίς σφάλματα, αρμόδια και έγκαιρη εκτέλεση καθήκοντα που τους ανατίθενται, να αρχίσει να εργάζεται αμέσως (μόλις λάβετε ένα εισερχόμενο έγγραφο ή σειρά). Αν το ίδιο το κεφάλι προτεραιότητα την επείγουσα ανάγκη την εκτέλεση των εντολών ή έγγραφα, το έργο που επιτελείται σε αυτή τη βάση. Σε άλλες περιπτώσεις, όταν εισέρχεται ένας σημαντικός αριθμός εγγράφων θα υποβληθούν σε επεξεργασία σύμφωνα με την ημερομηνία φτάνει.