Ταξινόμηση εγγράφου: βασικά κριτήρια

Έτσι, ήταν εύκολο να καταλάβει το μεγάλο αριθμό εγγράφων, που αναπτύχθηκε ειδικούς κανόνες για την προετοιμασία και την παρουσίαση τους, διαφορετικές ταξινομήσεις, καθώς και τις κατάλληλες μορφές και τις μεθόδους εργασίας τους.

Θα πρέπει να σημειωθεί ότι η ταξινόμηση των εγγράφων είναι εξαιρετικά σημαντική διότι βοηθά να αναδείξει τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά τους και δίνει τη δυνατότητα να τα χρησιμοποιούν πιο αποτελεσματικά. Είναι ένα από τα παλαιότερα και μέχρι το τέλος των εκκρεμών ζητημάτων, η ανάπτυξη των οποίων άρχισε μόλις στα τέλη της δεκαετίας του 1960. Τα περισσότερα από τα έγγραφα που διανέμονται προσέγγιση σε ξεχωριστές ομάδες που εφαρμόζονταν προηγουμένως μόνο σε συγκεκριμένα χαρακτηριστικά σε σχέση με το πεδίο εφαρμογής ή χωριστή επιστήμη. Μόνο πρόσφατα πολυδιάστατη ταξινόμηση των εγγράφων που έχει δημιουργηθεί, η οποία βασίζεται στα συστατικά πληροφορίες και υλικό.

Όλα τα έγγραφα μπορούν να χωριστούν σύμφωνα με τα ακόλουθα κριτήρια:

1. Οι συνθήκες λειτουργίας τους στο χώρο και το χρόνο. Να ληφθεί υπόψη η κανονικότητα της έκδοσης (περιοδικών και μη περιοδικών), το χρόνο εμφάνισης (το αρχικό, πρωτότυπο, αντίγραφο, αντίγραφο), ο τόπος κατασκευής (περιφερειακό, εθνικό ή αλλοδαπό)?

2. συνιστώσα πληροφορίες.

• να δώσουν προσοχή στο περιεχόμενο και το επίπεδο συγκέντρωσης των πληροφοριών (πρωτοβάθμιας και δευτεροβάθμιας τεκμηρίωση)?

• ταξινόμηση των εγγράφων που περιλαμβάνει τη διάσταση του εγγεγραμμένου πληροφορίες για το μέγεθος (format), και τον αριθμό των σελίδων (σύνολο)?

• διαίρεση με το πώς οι πληροφορίες αντιληπτή (τα έγγραφα μπορούν να διαβαστούν από έναν άνθρωπο ή απαιτούν ειδικό τεχνικό εξοπλισμό)?

• Αυτή η ταξινόμηση των εγγράφων περιλαμβάνει επίσης σημαίνει μια εικονική χαρακτήρα, με την οποία η εγγραφή των πληροφοριών (κείμενο και η μορφή μη-κειμένου)?

• καταγραφή δεδομένων μέθοδος σύμφωνα με την διακρίνει χειρόγραφο, τυπωμένα, μηχανικό, μαγνητικό, φωτογραφικά, οπτικά, λέιζερ, και τα ηλεκτρονικά έγγραφα.

3. συστατικό Υλικό το οποίο περιλαμβάνει ορισμένα κριτήρια (όπως υλικό του φορέα πληροφοριών, καθώς και το σχήμα και ο σχεδιασμός του).

Αξίζει να σημειωθεί ότι η κατανομή της τεκμηρίωσης για τις επιμέρους ομάδες ως προς το περιεχόμενο και τη μορφή επιτρέπει πιο αποτελεσματική για να οργανώσει την εργασία μαζί της.

Αξίζει να σημειωθεί ότι υπάρχει και μια αντίστοιχη κατάταξη των λογιστικών εγγράφων μέχρι σήμερα, η οποία λαμβάνει υπόψη το περιεχόμενο, τον τόπο και τη διαδικασία τους κατάρτιση, εφαρμογή, και μια μέθοδος χρήσης.

Η ταξινόμηση των λογιστικών εγγράφων περιλαμβάνουν τα εξής διαίρεση σε κατηγορίες:

• ανάλογα με την εφαρμογή - διοικητικά και εκτελεστικά, λογιστική εγγραφή ή σε συνδυασμό?

• παρασκεύασμα τάξη - πρωτογενή και περίληψη?

• εσωτερικά και εξωτερικά έγγραφα?

• με τη χρήση - μιας χρήσης και αποθήκευσης?

• ανάλογα με το περιεχόμενο - νομισματικό, το υλικό και το σχεδιασμό.

Πρέπει να πούμε ότι η ταξινόμηση αυτή περιλαμβάνει μια σειρά από κριτήρια και είναι εξαιρετικά ευρύ, έτσι ώστε κάθε έγγραφο που σχετίζεται με διαφορετικές ομάδες την ίδια στιγμή, αλλά μπορεί να χαρακτηρίζεται από ιδιαίτερα χαρακτηριστικά και χρησιμοποιούνται μόνο στο σχετικό τομέα.